El 2020 fue un año de muchos retos empresariales, principalmente para aquellos negocios que no contaban con soluciones para realizar trabajo de manera remota. Sin embargo, poco a poco se han ido implementando nuevas herramientas que buscan facilitar esta nueva modalidad laboral. Por ejemplo, casi todas las empresas cuentan con alguna plataforma que les permita mantener una comunicación fluida con el resto del equipo.
Existen muchas opciones de herramientas de comunicación y colaboración en el mercado, sin embargo, actualmente se destacan dos nombres en específico en la industria: Microsoft Teams y Zoom.
Ambas son excelentes para ejecutar videollamadas, reuniones empresariales e intercambio de mensajes a través de un chat. Pero, ¿cuál es la más óptima para su compañía?
En esta nota, le detallaremos:
1. Ventajas y desventajas de Zoom
2. Ventajas y desventajas de Microsoft Teams
3. Comparación de las herramientas
A fin de que usted cuente con información clave para determinar cuál es la mejor para realizar teletrabajo en empresas.
Ventajas y desventajas de Zoom
Zoom Cloud Meeting o Zoom es una de las plataformas más populares en el mercado para realizar:
- Videoconferencias
- Salas de chat
- Llamadas de audio
Esta herramienta es una plataforma de “streaming” que se apoya en la nube, lo que facilita realizar videollamadas en tiempo real con un gran número de usuarios al mismo tiempo.
5 funciones claves de Zoom
Aparte de lo que hemos mencionado anteriormente, algunas de las funcionalidades de Zoom son:
- Grabación de las reuniones. Permite grabar las conferencias a fin de que los usuarios las puedan revisar cuantas veces quieran. Esto es muy útil para recordar algunos detalles que se conversaron o para realizar apuntes de alguna actividad.
- Pestaña de chat. Durante las videoconferencias, se pueden escribir mensajes de manera simultánea a través de la pestaña de chat (ya sea para el grupo en general o de manera privada a un integrante en específico).
- Pantalla y webcam. Un anfitrión puede mantener su cámara encendida y compartir su pantalla al mismo tiempo para dar explicaciones.
- Programar en un calendario las conferencias. Se puede integrar con el calendario de Outlook o Google a fin de facilitar la programación de reuniones y que los participantes reciban una notificación antes de que esta comience. (Cabe resaltar que esta solo aplica en la versión de pago).
- Transmitir en directo. Con las versiones de pago se pueden realizar transmisiones en vivo en Facebook Live y YouTube Live.
Ventajas:
- La versión gratis permite realizar reuniones hasta con 100 participantes.
- Existen licencias que permiten añadir hasta 1000 usuarios en una sesión.
- Se puede utilizar desde una computadora o un dispositivo móvil.
- Permite compartir archivos en una conferencia.
- Facilita compartir pantalla para realizar explicaciones en tiempo real.
- Cuenta con distintas funcionalidades premium para las empresas.
Desventajas:
- Si hay 3 personas o más en una reunión en la versión gratis, la llamada finalizará a los 40 minutos.
- La mayoría de las funciones interesantes están reservadas para las versiones de pago.
- Es necesario tener una buena conexión de internet para realizar una videoconferencia.
- Se expone más a riesgos de protección de datos y privacidad de los usuarios.
Ventajas y desventajas de Microsoft Teams
Microsoft Teams es una de las herramientas colaborativas con más demanda en el mundo empresarial. Esto se debe a que es una plataforma muy completa que permite:
- Mantener conversaciones por chat, videoconferencias o llamadas por audio.
- Compartir documentos en la misma plataforma para trabajar de manera simultánea.
- Mantener varias aplicaciones integradas en este espacio de trabajo.
Todo esto ayuda a que los usuarios tengan una comunicación fluida y se mantengan productivos a la distancia.
5 funciones claves de Microsoft Teams
Microsoft Teams cuenta con múltiples funcionalidades para una empresa. A continuación le detallaremos algunas de las principales:
- Chat. Permite mantener conversaciones con usuarios individuales o generar canales grupales para habilitar un chat colectivo. Esta funcionalidad también permite vincularse con el calendario, compartir documentos, designar roles, agregar bots de recordatorios, resolver dudas y más.
- Reuniones. Los usuarios de la empresa pueden planificar por adelantado y realizar reuniones o videoconferencias con el resto del equipo. Asimismo, pueden grabarlas y guardarlas una vez que estén ejecutando esta misma, subir archivos, designar roles y mucho más.
- Integración de apps. Se pueden agregar distintas aplicaciones (independientemente estas sean propias de Microsoft o no), para mejorar la funcionalidad de esta herramienta y evitar saltar a otras app para realizar actividades.
- Compartir archivos. Se pueden compartir archivos con el resto del equipo para colaborar de manera simultánea con estos mismos en la misma plataforma. Cada actualización en los documentos se van guardando de manera automática.
- Personalización. Cada usuario puede personalizar su espacio de trabajo con las aplicaciones que más utiliza o fijando canales para que le aparezcan en la parte superior.
Ventajas:
- No se limita a chat y llamadas, cuenta con varias funcionalidades intuitivas para colaborar con el resto del equipo y llevar un buen control de las actividades. Todo en un solo espacio.
- Se puede utilizar en distintos dispositivos, por ejemplo en computadoras, celulares inteligentes y tabletas.
- Facilita planificar tareas y compartir los objetivos de estas mismas a través de la integración de Planner.
- Permite agregar hasta 300 participantes en una videollamada.
- Permite trabajar en tiempo real y de manera colectiva en los documentos ya que se pueden integrar aplicaciones de Microsoft Office. Aparte, Teams está completamente vinculado con Microsoft 365.
- Su plan gratuito ofrece funcionalidades y herramientas muy útiles para una empresa. Por ejemplo: programar reuniones de manera ilimitada (estas pueden tener una duración de 60 minutos), 10 GB de almacenamiento en la nube, seguridad y cumplimiento garantizado, chat ilimitado, compartir archivos, más de 140 aplicaciones integradas y mucho más .
Desventajas
- Es necesario contar con conexión a internet.
- No se puede tener un chat grupal con más de 250 usuarios.
Comparación de las herramientas
A continuación le compartiremos una tabla de comparación de ambas herramientas según algunas de sus funcionalidades.
Con esto en mente, si está buscando una herramienta completa para el teletrabajo de su negocio, entonces definitivamente, Microsoft Teams es la mejor opción para usted.
Si bien es cierto, ambas son muy buenas para realizar videollamadas, Microsoft Teams:
- Cuenta con más funcionalidades para la colaboración.
- Posibilita la integración con otras herramientas o softwares para ser una solución “Todo en uno”.
- Está más optimizada con protocolos de seguridad y protección de datos.
- Cuenta con planes más accesibles.
Si le interesa conocer en detalle otros beneficios de implementar Microsoft Teams en su empresa puede que le interese leer el siguiente artículo: 10 beneficios de implementar Microsoft Teams en su empresa.
Asimismo, si ya cuenta con esta solución pero le gustaría sacarle mayor provecho, probablemente le puede ser muy útil descargar el checklist: Cómo aprovechar al máximo Microsoft Teams.