5 herramientas colaborativas para mejorar el teletrabajo en su empresa

Las herramientas colaborativas son indispensables para el teletrabajo ya que buscan facilitar la colaboración remota a fin de que los equipos de una empresa pueda realizar sus tareas con normalidad.

Cada una de ellas cuenta con múltiples funciones para ayudar a cumplir distintos objetivos empresariales. Por ejemplo:

• Algunas permiten compartir información como documentos e imágenes.
• Otras están enfocadas únicamente para realizar reuniones online.
• Existen aquellas que permiten que los colaboradores trabajen en el mismo documento en tiempo real.

En fin, se puede decir que todas buscan mantener una buena comunicación y flujo de trabajo sin la necesidad de estar presentes físicamente en el mismo lugar. Por todo lo anterior, en este artículo le compartiremos algunas de las herramientas colaborativas más populares en el mercado.

5 de las mejores herramientas colaborativas para el teletrabajo

1. G Suite

También conocida como Google Suite, son un conjunto de herramientas empresariales (100 % en línea), elaboradas por Google. Su objetivo es facilitar la comunicación, colaboración e interacción de los usuarios en una empresa y aumentar la productividad en esta misma.

Algunas de las aplicaciones más populares que tiene esta solución son:

• Gmail: aparte de contar con un correo electrónico, le permite centralizar muchas de las funciones de comunicación empresarial. Por ejemplo, puede chatear, realizar videollamadas, compartir documentos, aplicar recordatorios en el calendario, etc.
• Google Chat: le facilita enviar y recibir mensajes individuales o grupales al resto de los usuarios de su empresa.
• Google Calendar: es una herramienta que le ayuda a mejorar la gestión y planificación de tareas, reuniones o eventos de la empresa.
• Google Meet: le permite realizar llamadas de voz o en video con integrantes dentro o fuera de la empresa.
• Google Docs: desarrollada para crear y editar documentos de texto y compartirlos con el resto de los usuarios de la empresa. Asimismo, se puede colaborar en tiempo real en estos mismos con la seguridad de que los cambios se guardan de manera automatizada.

2. Slack

Es una plataforma desarrollada específicamente para la mensajería empresarial. Su objetivo es ayudar a que los miembros de su empresa puedan comunicarse de manera directa a través de mensajes. Asimismo, le brinda a los usuarios:

• Comunicación organizada: permite mantener una comunicación fluida al mandar mensajes individuales (de manera privada), o a través de canales desarrollados para equipos de trabajo, proyectos empresariales u otro objetivo empresarial (el acceso a de los usuarios a estos canales es con una invitación). Asimismo, se pueden compartir archivos en estos espacios.
• Historial de búsqueda: ayuda a ubicar con facilidad mensajes enviados, archivos compartidos u otra información pertinente que se distribuye en la plataforma.
• Integración de app: cuenta con un directorio de aplicaciones a fin de que pueda integrarlos en la plataforma y trabajar sin tener que saltar de una app a otra.

3. Discord

Comenzó siendo una aplicación específica para jugadores, sin embargo se ha estado utilizando últimamente en empresas por sus funcionalidades colaborativas, por ejemplo:

• Opciones de comunicación: dentro de la plataforma, usted puede comunicarse con el resto de los usuarios a través de chat, llamadas de voz o video.
• Sala de chat: es un concepto similar al de Slack. Usted accede a través de una invitación, una vez que esté dentro de la misma, puede ver canales con grupos de personas con las que puede interactuar a través de mensajes.
• Intercambio de archivos: cuenta con una capacidad de 8 MB para compartir documentos u otro archivo dentro de la plataforma al resto del equipo.

4. Webex

Es una plataforma diseñada específicamente para realizar videoconferencias o llamadas en línea. Es utilizada por diversos negocios porque se adapta fácilmente a la movilidad empresarial. Algunas de sus funcionalidades son:

• Llamadas de audio o video: estas se caracterizan por ser de alta calidad y permiten incluir hasta 1000 asistentes dentro la misma.
• Mensajería: en este espacio se pueden enviar archivos y mensajes de manera individual o en grupo.
• Grabaciones de reunión: permite grabar las reuniones que realiza, almacenarlas en la nube y obtener transcripciones de esta misma si así lo desea.

5. Microsoft Teams

Se puede afirmar que Microsoft Teams es una de las herramientas colaborativas más completas en el mercado y con más demanda (actualmente un aproximado de 500 mil organizaciones hacen uso de Teams en su negocio). Esto se debe a que es una plataforma unificada y desarrollada para la comunicación y colaboración.

Su objetivo es brindarle a compañías y usuarios una solución todo en uno que incluye múltiples herramientas intuitivas y servicios inteligentes a fin de impulsar el trabajo en equipo, especialmente durante el teletrabajo.

¿Por qué debería emplear Microsoft Teams en su empresa? Porque le permite contar con:

Múltiples opciones para comunicación: Microsoft Teams es mucho más que solo una plataforma de mensajería. Aparte de contar con el chat para iniciar una conversación individual o grupal, puede programar, realizar y grabar reuniones en línea a través de llamadas por audio o video. Asimismo, cuenta con una función de telefonía que permite llamar a números personales con facilidad.

Facilidad para el trabajo en grupo: se pueden crear grupos de chat que centralizan toda la información sobre algún proyecto o tarea en específico. Asimismo, permite compartir archivos o documentos y colaborar directamente en estos mismos, sin tener que salir a otro software externo. Los cambios o actualizaciones se van guardando de manera automática.

Integración con varias aplicaciones o servicios: una de las mayores ventajas de Microsoft Teams es que puede integrar múltiples app a su espacio de trabajo para no tener que saltar de un lugar a otro para completar alguna tarea. En la tienda de aplicaciones de Teams podrá encontrar más de 700 opciones.

Flexibilidad remota: permite realizar actividades de la empresa sin importar el lugar en el que se encuentre el colaborador o el dispositivo que utilice para trabajar (computadora, celular inteligente o tableta). Asimismo, con la app para dispositivos móviles de Teams, podrá encontrar funciones interesantes, por ejemplo, ver y editar documentos con facilidad, enviar mensajes de voz, y mucho más.

Facilidad en el manejo y administración: esta es clave para los administradores ya que podrán configurar de manera sencilla todas las políticas de acceso y de usuario. Asimismo los colaboradores contarán con una herramienta simple, intuitiva y fácil de utilizar lo que mejorará su experiencia remota.

Estas son solo algunas de las funcionalidades claves que brinda Microsoft Teams para las empresas. Cabe resaltar que Microsoft está constantemente realizando actualizaciones a fin de que la herramienta vaya adaptándose a las nuevas necesidades de las empresas.

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Si actualmente cuenta con esta solución pero no le ha sacado el mayor provecho a la herramienta, probablemente este checklist sea de su interés: Cómo aprovechar al máximo Microsoft Teams.