Las herramientas colaborativas son clave para el teletrabajo. No solamente ayudan a mejorar y a agilizar la productividad de las empresas, sino que permiten que los equipos de trabajo, los clientes, colaboradores y proveedores se mantengan intercomunicados en tiempo real a fin de completar cada uno de los proyectos establecidos o dudas que surjan en el momento.
Ante tal desafío, uno de los errores más grandes empresariales es instalar distintas soluciones colaborativas ya que los colaboradores pueden perder tiempo innecesario buscando, ubicando o combinando la información que se compartió en estos distintos software.
Por ello, la mejor solución global empresarial para la colaboración son las plataformas de comunicaciones unificadas como servicio (UCaaS). Estas centralizan en un solo lugar distintas herramientas de comunicación para optimizar los procesos en las empresas. Microsoft Teams encabeza el mercado UCaaS.
En este artículo le responderemos las siguientes preguntas sobre Microsoft Teams:
1. ¿Qué es Microsoft Teams y para qué sirve?
2. ¿Cuáles son los beneficios de Microsoft Teams para las empresas?
3. ¿Cómo se usa Microsoft Teams en las empresas?
4. ¿Con qué partner de Microsoft puede implementar Microsoft Teams en Costa Rica y Panamá?
¿Qué es Microsoft Teams y para qué sirve?
Microsoft Teams se define generalmente como una plataforma de comunicaciones integradas ya que a través de esta aplicación de mensajería se pueden realizar reuniones virtuales, compartir archivos, realizar llamadas, trabajar en un mismo documento en tiempo real, chatear y mucho más.
Es una herramienta que busca facilitar la movilidad empresarial al mejorar la comunicación, productividad y colaboración de los usuarios. Los usuarios podrán trabajar en equipo de manera simultánea, a través de cualquier dispositivo sin importar si estos se encuentran físicamente dentro o fuera de la misma.
¿Cuáles son los beneficios de Microsoft Teams para las empresas?
Microsoft Teams proporciona diversos beneficios a las organizaciones, en especial cuando se trata de elevar la productividad mediante el trabajo colaborativo de las empresas. Conozca algunos a continuación:
1. Mejora la comunicación y productividad
Los colaboradores de una empresa podrán centralizar sus esfuerzos de comunicación con el resto de su equipo en un solo lugar. En otras palabras, ellos no tendrán que saltar de una aplicación a otra para poder chatear, llamar, hacer conferencias, etc.
Asimismo, brinda la opción de abrir equipos específicos para completar un proyecto que solo involucra a algunos de los colaboradores de la compañía. Esto facilita que los grupos puedan completar la tarea sin la necesidad de hacer ruido a los otros usuarios.
Por ello Microsoft Teams ayuda a:
- Reducir el tiempo en acciones innecesarias.
- Colaborar de una manera más enfocada.
- Mejorar el flujo de trabajo para que sea más natural, rápido y eficiente.
- Aumentar la productividad de sus colaboradores.
2. Fácil acceso
Teams es compatible con distintos hardware y software, por ejemplo:
- Mac
- Windows
- iOS
- Android
Esto simplifica la movilidad empresarial, permitiendo que los usuarios puedan colaborar desde cualquier lugar y dispositivo de preferencia. El único requerimiento es que cuenten con una conexión de internet estable.
3. Colaboración de documentos en tiempo real
Microsoft Teams permite que los usuarios de un equipo puedan colaborar y editar sus documentos de manera sincronizada y sin problemas. A medida que se vayan agregando actualizaciones en este mismo, Teams los va guardando de manera automática, reduciendo el riesgo de que se pierda la información.
4. Integración de calendario
Cada colaborador de la empresa puede acceder y revisar su calendario o agenda diaria para tener presente los eventos importantes o reuniones planificadas para ese día. Asimismo, esta herramienta les permite visualizar la disponibilidad de los otros usuarios por si desean organizar y programar una reunión con estos mismos.
5. Organizar reuniones
Teams permite realizar reuniones efectivas con un límite de 300 personas. Estas se pueden ejecutar con o sin cámaras. Una vez que los usuarios acceden a una, podrán hacer uso de las siguientes funcionalidades:
- Compartir archivos, la pantalla y presentaciones.
- Grabar las reuniones para consultarlas luego.
- Transcribir el texto de la conferencia.
- Mucho más.
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6. Integración de aplicaciones
Cuenta con una tienda de aplicaciones con más de 700 app. Esto permite que los usuarios vayan integrando en su área de trabajo varias de las herramientas o software que más utilizan (sin importar si son externas a Microsoft) con el fin de que puedan laborar de manera óptima en un mismo espacio.
7. Telefonía
El equipo podrá realizar y recibir llamadas de voz de alta calidad a través de la Telefonía de Teams. Esto permite que los colaboradores puedan:
- Comunicarse con cualquier número de teléfono desde distintos dispositivos.
- Guardar la grabación de la llamada.
- Obtener acceso a los mensajes de voz y transcripciones de este mismo.
- Crear saludos personalizados.
8. Bots de ayuda
Cuenta con bots de ayuda que permiten que los usuarios obtengan la información que necesitan para mejorar la colaboración. Algunas de las funcionalidades de estos bots son:
- Contestar preguntas frecuentes.
- Buscar a las personas de una organización.
- Programar calendarios.
- Realizar sondeos y encuestas.
Asimismo, se pueden ir agregando más bots según las necesidades específicas que tenga cada usuario. Solo es cuestión de buscar las ofertas de bots que existen e instalarlo.
9. Personalización
Cada miembro de cualquier equipo creado en Microsoft Teams puede hacer las configuraciones que mejor le resulten: silenciar las notificaciones durante un determinado tiempo, para que no le interrumpan en caso de que asista a una importante reunión; o, al contrario, establecer alertas que aparezcan en su escritorio cada vez que le mencionen o se comente algo en determinado canal.
10. Seguridad
Microsoft Teams brinda capacidades avanzadas de seguridad y cumplimiento a fin de que:
- Los usuarios puedan colaborar sin miedo a que existan pérdidas o amenazas en los datos.
- Exista un mayor control de seguridad y supervisión en las identidades de los usuarios y sus dispositivos.
- La empresa pueda colocar barreras o políticas de seguridad empresarial.
¿Cómo se usa Microsoft Teams en las empresas?
Microsoft pensó en la necesidad de trabajar de manera simultánea con el resto del equipo ya sea en presentaciones, hojas de cálculo y otros proyectos desde sus aplicaciones de manera integrada, a fin de elevar la productividad.
Para facilitar esta tarea, Teams permite crear equipos de trabajo, ya sea públicos o privados para mantener conversaciones, compartir archivos, colaborar en tiempo real y mucho más.
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Paso a paso para la creación de equipos en Teams
A continuación el paso a paso para crear equipos en Teams:
- Acceda a la herramienta Microsoft Teams.
- Haga clic en la parte superior izquierda que dice “Equipos”.
- Haga clic en “Crear equipo”.
- Defina un nombre para el equipo y añada la descripción que más conveniente le parezca.
- Determine la privacidad del grupo: puede ser privado, para que usted se encargue de añadir a los miembros del equipo; o público, a fin de que cualquier persona de la organización tenga la posibilidad de unirse.
- Clasifique el tipo de información que se va a compartir en el equipo, por ejemplo, confidencial, pública, interna, externa, etc.
- Luego de hacer clic en “Siguiente”, si eligió un grupo privado, añada al equipo las personas que desee y defina su rol dentro del espacio: miembro o dueño.
- Cree los canales que le parezcan convenientes para comunicarse con los miembros de su equipo.
Microsoft Teams se complementa con las demás herramientas de la suite. Esto permite que los colaboradores eleven su productividad, participando más activamente en todos los procesos.
¿Con qué partner de Microsoft puede implementar Microsoft Teams en Costa Rica y Panamá?
Conzultek es un Gold Partner de Microsoft en Costa Rica y Panamá lo que les permite brindar servicio especializado para implementar esta solución o, en caso de ya tenerlo, identificar cómo puede sacarle un mayor provecho.
Asimismo, en Conzultek desean entender sus mayores retos empresariales a fin de orientarle cómo esta herramienta puede aportar valor a su negocio. Si desea conocer qué beneficios le aportará Microsoft Teams a su caso en específico puede agendar una sesión de asesoría gratuita con Conzultek aquí.
Por otro lado, si actualmente cuenta con Microsoft Teams en su empresa y le gustaría verificar qué tanto están aprovechando la herramienta en su empresa, le invitamos a que descargue el siguiente checklist gratuito.
