Funciones claves de Microsoft Teams para las industrias

Microsoft Teams es una de las mejores herramientas colaborativas para las empresas que existe en el mercado. Aparte de contar con varias soluciones que ofrece Microsoft 365 en una sola interfaz, Teams ayuda a que pueda existir un mejor flujo de comunicación y colaboración entre los distintos equipos de trabajo.

Su plataforma permite crear espacios o canales dedicados específicamente para proyectos, objetivos de negocio, grupos de colaboración, etc. Esto es un beneficio clave para lograr planificar y administrar mejor las actividades laborales.

En esta nota responderemos las siguientes preguntas:
1. ¿Por qué elegir Microsoft Teams?
2. ¿Qué funciones tiene para las industrias?

¿Por qué elegir Microsoft Teams?

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Aparte de lo que se ha mencionado anteriormente, Microsoft Teams es la herramienta colaborativa más adecuada para todas las industrias. No es por nada que millones de empresas a nivel internacional han confiado en esta solución para su comunicación empresarial.

Algunas de las principales razones por las que su empresa se podría beneficiar con esta plataforma son:

1. Integración perfecta con otras herramientas

Cuenta con una gran ventaja sobre el resto de software de colaboración porque se integra perfectamente con herramientas de Microsoft 365 y aplicaciones externas a estas mismas. Al centralizar todas estas aplicaciones en un solo lugar, evita que los colaboradores pierdan tiempo saltando de un sistema a otro.

2. Plataforma diseñada para el trabajo en equipo

Es una plataforma que centraliza todos los esfuerzos de comunicación de los equipos, esto permite que existan conversaciones más fluidas con tiempo de respuestas oportunas. Asimismo, se pueden compartir archivos o documentos en este mismo espacio a fin de que todos los participantes de un grupo puedan colaborar en tiempo real.

3. Opciones de comunicación

Los equipos no solo cuentan con un chat empresarial para comunicarse, también pueden programar y unirse a reuniones de llamadas de voz o en video para tener conversaciones más directas. Estas mismas se pueden guardar como respaldo para visualizarlas cuando quieran.

¿Qué funciones tiene para las industrias?

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Ahora que ya conoce los beneficios generales que brinda la herramienta de Microsoft Teams para las empresas, le compartiremos funciones claves que brinda esta solución para algunas de las principales industrias.

Educación

Teams es perfecta para el cuerpo docente, estudiantes y educadores ya que facilita la comunicación y el aprendizaje remoto a través de las aulas virtuales y colaborativas. Dentro de las principales funciones y beneficios que brinda Microsoft Teams para los centros educativos se destacan:

  • Colaborar con facilidad: se pueden reunir de manera gratuita con 300 usuarios en una clase virtual y mantener conversaciones fluidas ya sea por el chat o por la llamada. Asimismo, permite compartir archivos o materiales de la clase para que los estudiantes puedan realizar y colaborar en sus tareas con facilidad.
  • Organización de tareas: le facilita a los maestros asignar tareas a los estudiantes, darle seguimiento a sus dudas y calificarlos una vez que la asignación esté completa. Todo a través de un solo espacio de trabajo.
  • Compartir pantalla: los maestros o estudiantes pueden compartir su pantalla en tiempo real para dar explicaciones o presentaciones.
  • Pizarra: asimismo, cuenta con un lienzo digital (o pizarra digital), a fin de que puedan ejemplificar los temas de la clase con facilidad.
  • Inclusivo: puede hacer uso de los subtítulos en vivo o lenguaje de señas (americano) para que todos los usuarios comprendan de la mejor manera lo que se está discutiendo en las reuniones virtuales.

Salud

Microsoft Teams ayuda a revolucionar la manera en la que se brinda la atención en el sector de salud. Por ejemplo, ahorita en este tiempo de crisis, ha simplificado la comunicación de los profesionales sanitarios permitiéndoles brindar consultas virtuales seguras. Aparte de esto, cuenta con las siguientes funciones:

  • Agendar consultas: tanto al médico como a los pacientes pueden programar sus consultas con facilidad o realizar sus consultas de manera directa a través de Teams.
  • Seguridad: no hay riesgos de que existan brechas de seguridad entre las consultas. La información del paciente se mantiene siempre confidencial. De hecho, Microsoft Teams sigue la ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros (HIPAA) y el Reglamento general de protección de datos (RGPD).
  • Mensajería: facilita mantener una comunicación fluida entre el paciente y su médico o entre el mismo equipo de salud. Asimismo, permite compartir imágenes, información urgente, archivos externos, etc.
  • Simplifica el trabajo administrativo: se pueden programar con facilidad los turnos de cada colaborador. Con esto, los colaboradores podrán estar al tanto de sus horarios de trabajo y visualizar la disponibilidad del resto de sus compañeros.

Finanzas

La colaboración en las finanzas es fundamental, facilita establecer el presupuesto, realizar análisis financieros, administración de gastos, etc. Por ello, Microsoft Teams es una perfecta solución para la industria financiera ya que cuenta con capacidades claves para sus procesos. Por ejemplo:

  • Manejo de documentos: Teams tiene integrado OneDrive, Microsoft 365 y SharePoint. Esto le facilita a los profesionales de esta industria compartir los documentos o archivos financieros con el resto del equipo, trabajar en estos mismos en tiempo real y acceder en cualquier momento o dispositivos a su espacio de trabajo.
  • Integraciones: se pueden integrar algunas aplicaciones externas de Microsoft que se utilizan en este sector. Por ejemplo, pueden agregar app que les proporcione información o alertas sobre las tendencias económicas para mantenerse al tanto de cómo está la situación en el mercado.
  • Servicio de nube: Teams es un servicio de nube. Por lo que le facilita a los profesionales en esta área acceder y colaborar en cualquier momento y a través de cualquier dispositivo inteligente con la confianza de que los cambios se irán actualizando de manera automática.
  • Creación de canales: le permite a los equipos de finanzas crear distintos canales de comunicación para centralizar en un solo espacio las conversaciones sobre algún proyecto o tarea administrativa.

Comercial

El área comercial es uno de los sectores que más se puede beneficiar de una herramienta como Microsoft Teams ya que la mayoría de sus actividades diarias radican en la comunicación y el trabajo en equipo. Algunas de las funciones claves para este sector son:

  • Opciones de comunicación: tiene variedad de opciones para comunicarse con sus clientes o el resto del equipo. Pueden hablarles a través de mensajes, videoconferencias, llamadas telefónicas, etc.
  • Eventos virtuales: les permite realizar eventos virtuales (por ejemplo para la demostración de algún producto nuevo o para exponer temas interesantes a través de Webinars) en directo. Estos se pueden grabar y compartir con las personas que no se pudieron unir cuando se realizó.
  • Planificación de campañas: Teams facilita el proceso de planificación de una campaña y permite darle seguimiento. Se pueden realizar canales específicos para consolidar los datos con el resto del equipo sobre el progreso de esta misma.
  • Respuestas oportunas: los profesionales de este sector pueden contestar con prontitud a las dudas de sus clientes, incluso si no se encuentran enfrente de la computadora. Solo deben descargar el app en sus dispositivos móviles inteligentes y recibirán las notificaciones en cualquier lugar en el que estén.

Estas son solo algunas de las funciones principales que brinda Microsoft Teams para las industrias. Como puede ver, es una solución muy completa para las empresas, especialmente para la modalidad del trabajo remoto.

Si desea conocer más sobre esta herramienta y sus beneficios, puede que le interese leer la siguiente nota: 10 beneficios de implementar Microsoft Teams en su empresa

Por otro lado, si actualmente cuenta con la herramienta pero considera que no le está sacando el mayor provecho, probablemente este checklist le sea de mucha utilidad.

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