Microsoft 365, antes conocido como Office 365, es la herramienta ideal para aumentar la productividad empresarial y, sobre todo, el espíritu de colaboración, particularmente desde el trabajo a distancia.
En una era donde la experiencia de un equipo se unifica en una plataforma para ahorrar tiempo y optimizar procesos, esta herramienta hace coincidir a varias personas o equipos en un mismo entorno, a fin de compartir asignaciones, documentos, archivos o recursos imprescindibles para cumplir con las labores internas.
Microsoft 365 groups centraliza las herramientas de trabajo para facilitar el acceso, la administrción y la colaboración en su empresa. Acompáñenos a conocer las funciones y beneficios de esta estructura, y al final, evalúe solicitar una asesoría gratuita para conocer más esta solución.
Aplicaciones que se ajustan a Microsoft 365 groups
Microsoft Groups un servicio que permite a los usuarios de su organización colaborar en el conjunto de aplicaciones de Microsoft 365.
Por medio de grupos, usted puede gestionar las cargas de trabajo de Microsoft 365, incluido un sitio de equipo de SharePoint, el buzón de correo de Exchange, Planner, Power BI, OneNote e incluso un equipo en Microsoft Teams. Conozca a continuación algunas de las principales herramientas integrables:
Outlook
Esta herramienta tal vez sea la más familiar para usted, pues se trata de una aplicación de gestión de correo que conecta a miles de personas en todo el mundo a través de mensajes electrónicos. Conozca más a fondo cómo funciona Outlook y qué ventajas presenta para su empresa.
SharePoint
Las organizaciones usan Sharepoint para crear sitios web internos que faciliten los flujos de trabajo. Puede usarse como un lugar seguro para almacenar, organizar y compartir información desde cualquier dispositivo. Esta herramienta si duda potencia la colaboración y la productividad del equipo.
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OneDrive
Gracias a su integración con la suite Microsoft 365, OneDrive ofrece no solo almacenamiento y sincronización de archivos en la nube, sino colaboración con otros usuarios en tiempo real y edición de documentos desde cualquier lugar mediante un navegador Web.
Los Grupos de Microsoft 365 son claves para estructurar, almacenar y compartir información en una manera que sea accesible a diferentes miembros de los equipos a través del soporte seguro y administrable de esta herramienta.
¿Cómo es la configuración del servicio de grupos de Microsoft 365?
Primero debe saber que los grupos de Microsoft 365 no es un producto en sí mismo, sino una forma de estructurar las aplicaciones de la suite.
- El usuario crea un nuevo grupo de colaboración. La información y recursos de identidad de los miembros del grupo es creada en el Directorio Activo de Azure.
- Se sincronizan las aplicaciones de preferencia junto a los Grupo de Microsoft 365.
Beneficios para la administración de Grupos Microsoft 365
Los Grupos de Microsoft 365 son abiertos a la colaboración y a la interacción entre compañeros, por eso, cualquier integrante del equipo puede crear un grupo e instantáneamente y compartir información útil sin necesidad de gastar tiempo adicional en juntas, reuniones o presentaciones de informes.
Ahora, los administradores de departamentos TI accederán a nuevas funciones de los Grupos de Microsoft 365 para responder a solicitudes de soporte de esta herramienta, además de obtener datos sobre hábitos de uso, control de directorios y asegurar los datos presentes en el grupo.
En caso de que requiera borrar un Grupo de Office 365, los datos se conservan de manera predeterminada durante 30 días. En ese período puede restaurar el grupo y los vínculos con otras aplicaciones de productividad a través de nuevos cmdlets de PowerShell.
Facilidad para ajustar las políticas de retención
También es posible administrar el contenido del grupo a través de los ajustes en las políticas de retención, para mantener la información requerida y eliminar aquella que ya no es necesaria. Por eso, los administradores pueden crear sus políticas de retención aplicadas a las conversaciones internas y archivos compartidos en un solo paso, usando el centro de seguridad.
Clasificación con etiquetas
Con etiquetas, será posible clasificar los correos electrónicos y documentos compartidos en los grupos de Microsoft 365 para el sistema de administración de la empresa y aplicar las reglas de retención de acuerdo a esa clasificación.
Otras herramientas novedosas
- Acceso de invitados
Los colaboradores y miembros de los equipos en grupos de Microsoft 365 brinda opciones de accesos a personas que están fuera de la organización (partners, clientes, aliados comerciales) en conversaciones, archivos, calendarios. - Actualización de distribución de grupos
El Centro de Administración de Exchange tiene una opción para actualizar los grupos de distribución a uno solo con tan solo un clic. - Clasificación de datos
El sistema de clasificación de datos en su grupo de Office 365 puede personalizarlo según la conveniencia o los requerimientos internos de información, ejemplo: no clasificado, confidencial o secreto. - Políticas de usos
La política de usos para los grupos de Office 365 para instruir a los usuarios en mejores prácticas que aporten a la efectividad en la comunicación interna. - Suscripción oculta
Si prefiere que las membresías o suscripciones de los usuarios sea confidencial (ejemplo información sobre estudiantes), puede ocultar los perfiles de los usuarios de su grupo de Office 365 de otros miembros que no pertenecen a su organización. - Reportes de la actividad
Estos informes incluyen propiedades o configuraciones del grupo, mensajes recibidos y almacenamiento de los buzones grupales que se han guardado. Esta función es clave para rastrear, buscar o consultar el historial de almacenamiento en los archivos del grupo.
¿Qué otras funciones contempla Microsoft 365?
Política de vencimiento
Esta permite la eliminación de grupos inactivos y las aplicaciones sincronizadas después un período establecido, para mantener espacios organizados y limpios. Los propietarios de los grupos reciben una notificación en su cuenta de correo electrónico antes de la fecha de vencimiento, en caso que el grupo esté en uso, podrán extender la fecha de caducidad.
Una vez llegue la fecha del fin de plazo del grupo, el grupo se borrará, sin embargo, puede ser restaurado por un administrador.
Política de naming en Azure Active Directory
Los administradores podrán configurar una lista de palabras principales o genéricas a ser bloqueadas en los nombres de los grupos.
Recuerde que estas y otras funciones están siendo mejoradas para una experiencia del usuario amigable con la productividad, colaboración y usabilidad de las herramientas Microsoft 365. Nuestro partner Microsoft se basa en la retroalimentación de los clientes para incluir optimizaciones en sus servicios.
