Correo Outlook: qué es, cómo funciona y cuáles son las ventajas de usarlo en su empresa

Actualizado el 23 septiembre, 2020

¿Qué es Microsoft Outlook?

 

 

La información oficial sobre esta alternativa de correo electrónico, apunta a que es un gestor de información personal desarrollado por Microsoft, disponible como parte de la suite Microsoft 365 (antes Office 365). 

 

 

Microsoft Outlook puede ser utilizado como aplicación independiente para trabajar día y noche o con Microsoft Exchange Server para dar servicios a múltiples usuarios dentro de una organización tales como buzones compartidos, calendarios comunes, etc.

 

¿Cómo funciona o cuáles son las características de Outlook? Correo disponible en la suite de Microsoft 365 (antes Office 365)

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1. Direcciones de correo personalizadas para no acabar en la carpeta de spam


Las cuentas empresariales o corporativas del correo Microsoft 365, Outlook, son claves para brindarle personalización a sus mensajes, de esta forma evita que los correos terminen en la bandeja de spam o aún peor, sean difíciles de identificar.

 

 

2. Movilidad


La filosofía Bring Your Own Device (BYOD) ha motivado un esquema laboral multiplataforma, desde revisar la bandeja del correo electrónico en una cafetería hasta responder a los mensajes importantes desde la tablet mientras está en casa. Una solución personalizada que se adaptará a cualquier momento y dispositivo de preferencia.

 

 

3. Orden


Con una solución inteligente como el correo Microsoft 365 (antes Office 365) sus equipos podrán organizar mejor su bandeja de entrada, así como marcar las conversaciones más importantes y tener a mano los mensajes claves para no invertir más tiempo en búsquedas de emails.

 

 

4. Cero filtraciones y pérdidas de datos


A través de una inversión en cuentas de correos electrónicos corporativos usted, como coordinador del área de TI de su empresa o de la empresa para la que labora, tendrá la confianza de respaldar los datos, pues gracias a opciones personalizadas es posible recibir notificaciones cuando haya riesgo de filtración de información confidencial o sensible como números de tarjetas de créditos y estrategias.

 

 

5. Escalabilidad en el almacenamiento


Con Outlook se evitará las quejas por parte de sus colaboradores por la poca capacidad de almacenamiento del correo gratuito, las opciones productivas le permitirán escalar los costos de acuerdo con sus necesidades de almacenamiento. Además con este correo se mantendrán en crecimiento constante el directorio e historial de conversaciones importantes.

 

6. Integración con otras herramientas de colaboración


No pierda de vista la comunicación entre sus equipos e integre los archivos con otras herramientas de Microsoft 365 como: OneDrive y Microsoft Teams, lo que promueve un entorno colaborativo claro mientras los trabajadores tienen reuniones o videoconferencias.

 

 

7. Facilidad para migrar a una solución de correo Microsoft 365 


Migrar a una solución eficiente, debe ser un proceso paulatino y amigable. Con el acompañamiento de un partner de Microsoft, podrá reducir hasta en un 30 % el tiempo dedicado a implementar la nueva solución.

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¿Cuáles son las ventajas o los beneficios de Outlook?

Cómo funciona o cuáles son las características de Outlook

1. Unifica sus cuentas de correo electrónico

Si en su empresa, sus equipos tienen múltiples cuentas de correo electrónico personales o corporativas alojadas en Outlook, Yahoo y Gmail, con Microsoft Outlook puede unificarlas en una sola bandeja de entrada para evitar tantas ventanas o aplicaciones abiertas en la laptop o celular.

 

 

2. Mejora el control de reuniones y conversaciones

Los colaboradores pueden mejorar su disponibilidad al programar reuniones y sesiones de trabajo. Estas funcionalidades le ayudarán a ahorrar más tiempo intentando contactar al resto de su equipo. Los canales de comunicación de Outlook como: audios, videos y chats de grupo le servirán de soporte cuando requiera el respaldo de sus proyectos.

 

3. Programe conversaciones importantes

Aquí vale la pena mencionar el hilo de conversaciones imprescindibles para las historias de equipo. Con Outlook, podrán programar cuándo desean ver mensajes claves, así, no se dejarán de lado las conversaciones decisivas para su empresa.

 

 

4. Envíe documentos de forma sencilla

Outlook facilita el anexo de documentos. Gracias a la organización de este cliente de correo electrónico, sus equipos podrán enviar el documento de manera rápida y sin tener que abrir tantas carpetas, ya que registra cuáles son los archivos que se han elaborado recientemente. También se sincroniza fácilmente con OneDrive, la plataforma de almacenamiento de Microsoft, y las demás que existen, tales como, Drive y Dropbox.

 

 

5. Utilice las respuestas automáticas para cuando no esté disponible

La funcionalidad de respuestas automáticas serán de ayuda para cuando sus colaboradores estén de vacaciones o en fines de semanas, porque el contacto con partners, clientes o compañeros de trabajo seguirá siendo efectiva. El mensaje se puede crear en dependencia del asunto; por ejemplo, un colaborador puede aclarar que volverá de vacaciones en una semana.

 

Es posible que vea al correo electrónico como una simple herramienta de envío de mensajes. Sin embargo, debe aprovechar grandes funcionalidades. Una vez se decida por usar un correo corporativo en Outlook, puede conversar con un representante de Conzultek, le brindaremos aconsejaremos cómo podría sacarle provecho.

 

 

Conclusiones: ¿Cómo adquirir correo empresarial de Outlook?

 

Decidirse por gestionar el correo empresarial con Outlook le ayudará a promover  la productividad a través de sus poderosas funcionalidades. 

 

Optimice su correo empresarial con Outlook. No tenga miedo de migrar a una solución de correo electrónico, nosotros le acompañaremos gratuitamente en cada paso, incluso si necesita capacitación para aprender a usarlo. Agende una asesoría con nosotros para conversar más al respecto.

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