Contar con una plataforma que facilite la comunicación entre sus colaboradores, clientes y proveedores es esencial para funcionamiento de sus procesos empresariales. Microsoft presenta una solución a esta necesidad en la forma del correo empresarial Outlook.
Es posible que esté familiarizado con esta solución e incluso que la utilice para su cuenta personal. Sin embargo, puede que hayan funcionalidades de la cuenta empresarial que no conocía que pueden beneficiar a su equipo.
ÍNDICE
- ¿Qué es Microsoft Outlook?
- ¿Cómo funciona o cuáles son las características de Outlook?
- ¿Cuáles son las ventajas o los beneficios de Outlook?
- ¿Cómo adquirir correo empresarial de Outlook?
¿Qué es Microsoft Outlook?
Outlook es un gestor de información personal desarrollado por Microsoft, disponible como parte de la suite Microsoft 365 (antes Office 365).
Microsoft Outlook puede ser utilizado como aplicación independiente para trabajar día y noche o con Microsoft Exchange Server para dar servicios a múltiples usuarios dentro de una organización, tales como buzones compartidos, calendarios comunes, etc.
¿Cómo funciona o cuáles son las características de Outlook?
1. Direcciones de correo personalizadas
Las cuentas empresariales o corporativas del correo Microsoft 365, Outlook, son claves para brindarle personalización a sus mensajes. De esta forma evita que los correos terminen en la bandeja de spam o sean difíciles de identificar.
2. Movilidad
La filosofía Bring Your Own Device (BYOD) ha motivado un esquema laboral multiplataforma, desde revisar la bandeja del correo electrónico en una cafetería hasta responder a los mensajes importantes desde la tablet mientras está en casa. Una solución personalizada que se adapta a cualquier momento y dispositivo.
3. Orden
Con una solución inteligente como el correo Microsoft 365 (antes Office 365) sus equipos pueden organizar mejor su bandeja de entrada, así como marcar las conversaciones más importantes y tener a mano los mensajes claves para no invertir más tiempo en búsquedas de emails.
4. Cero filtraciones y pérdidas de datos
Con sus cuentas de correo electrónico corporativo usted, como coordinador del área de TI de su empresa, tiene la confianza de respaldar los datos, pues gracias a opciones personalizadas es posible recibir notificaciones cuando haya riesgo de filtración de información confidencial o sensible como números de tarjetas de créditos y estrategias.
5. Escalabilidad en el almacenamiento
Con Outlook, usted evita las quejas por parte de sus colaboradores por la poca capacidad de almacenamiento del correo gratuito, las opciones productivas le permiten escalar los costos de acuerdo con sus necesidades de almacenamiento. Además con este correo, el directorio e historial de conversaciones importantes, se mantienen en crecimiento constante.
6. Integración con otras herramientas de colaboración
No pierda de vista la comunicación entre sus equipos e integre los archivos con otras herramientas de Microsoft 365 como: OneDrive y Microsoft Teams, lo que promueve un entorno colaborativo claro mientras los trabajadores tienen reuniones o videoconferencias.
7. Facilidad para migrar
Migrar a una solución eficiente, debe ser un proceso paulatino y amigable. Con el acompañamiento de un partner de Microsoft, podrá reducir hasta en un 30 % el tiempo dedicado a implementar la nueva solución.
¿Cuáles son las ventajas de Outlook?
Esto es lo que puede lograr a través de su correo Outlook:
1. Unifique sus cuentas de correo electrónico
Si en su empresa, sus equipos tienen múltiples cuentas de correo electrónico personales o corporativas alojadas en Outlook, Yahoo y Gmail, con Microsoft Outlook puede unificarlas en una sola bandeja de entrada, para evitar muchas ventanas o aplicaciones abiertas en los dispositivos.
2. Mejore el control de reuniones y conversaciones
Los colaboradores pueden mejorar su disponibilidad al programar reuniones y sesiones de trabajo. Estas funcionalidades le ayudarán a ahorrar tiempo intentando contactar al resto de su equipo. Los canales de comunicación de Outlook como: audios, videos y chats de grupo le servirán de soporte cuando requiera el respaldo de sus proyectos.
3. Programe conversaciones importantes
Aquí vale la pena mencionar el hilo de conversaciones imprescindibles para las historias de equipo. Con Outlook, sus colaboradores pueden programar cuándo desean ver mensajes claves, así, no se dejan de lado las conversaciones decisivas para su empresa.
4. Envíe documentos de forma sencilla
Outlook facilita el anexo de documentos. Sus equipos podrán enviar documentos de manera rápida y sin tener que abrir tantas carpetas, ya que la herramienta registra cuáles son los archivos que se han elaborado recientemente. También se sincroniza fácilmente con OneDrive, la plataforma de almacenamiento de Microsoft, y las demás que existen, tales como, Drive y Dropbox.
5. Utilice respuestas automáticas
La funcionalidad de respuestas automáticas serán de ayuda para cuando sus colaboradores estén de vacaciones o en fines de semanas, porque el contacto con partners, clientes o compañeros de trabajo seguirá siendo efectiva. El mensaje se puede crear en dependencia del asunto; por ejemplo, un colaborador puede aclarar que volverá de vacaciones en una semana.
Es posible que vea al correo electrónico como una simple herramienta de envío de mensajes. Sin embargo, hay muchas funcionalidades que su equipo puede aprovechar.
¿Cómo adquirir correo empresarial de Outlook?
Decidirse por gestionar el correo empresarial con Outlook le ayudará a promover la productividad a través de sus poderosas funcionalidades.
Para adquirirlo, puede ponerse en contacto con un partner de Microsoft que le ayude en la implementación de esta solución y el proceso de migración.
Optimice su correo empresarial con Outlook. No tenga miedo de migrar a una solución de correo electrónico, en Conzultek le acompañaremos en cada paso, incluso si necesitara capacitación para aprender a usarlo. Agende una asesoría con nosotros para conversar más al respecto.
