OneDrive: qué es y cómo mejora el almacenamiento de los archivos de su empresa

Actualizado el 23 septiembre, 2020

 

¿Qué es OneDrive y para qué sirve?

 

OneDrive es una plataforma que permite almacenar archivos, documentos, material personal, etc., en un solo espacio, además puede compartirlos con otras personas y tener accesos a ellos en cualquier dispositivo.

 

 

Con OneDrive, los equipos de su empresa podrán crear un documento en su computadora de escritorio y editarlo en otro entorno de trabajo sin necesidad de guardarlo en USB o enviárselo a su dirección de correo electrónico. También podrán colaborar con otro compañero al mismo tiempo en la edición de archivos en Word, Excel, Power Point y OneNote.

 

¿Qués es OneDrive móvil?

 

OneDrive para los dispositivos móviles está preinstalado en Windows 10 y también es compatible con los siguientes dispositivos y sistemas operativos: PC, Mac, iOS y Android. Esta herramienta de almacenamiento es esencial para entornos de trabajo que necesitan respaldar y asegurar información, así evitará la pérdida de documentos importantes.

¿Qué es OneDrive?

Una ventaja a la hora de implementar teletrabajo en su empresa, pues sus colaboradores podrán trabajar desde cualquier lugar.

¿Qué es OneDrive para empresas? 

 

OneDrive para empresas es una solución de colaboración, porque además de compartir y almacenar documentos, también podrá subir fotografías y organizar los álbumes en un orden fácil de encontrar. En dispositivos IOS es posible dibujar, firmar o subrayar cualquier archivo PDF. Otra de las ventajas importantes son las notificaciones en tiempo real que le dicen quién y cuándo está editando un documento.

 

Los colaboradores de su empresa tendrán importantes ventajas al usar OneDrive como parte de las herramientas de Microsoft 365 (antes llamado Office 365) ; las fortalezas de esta solución son la seguridad con la que protegen los datos e información clave. 

 

¿El almacenamiento en OneDrive es seguro?

 

El almacenamiento de archivos en OneDrive es similar a guardar documentos en el ordenador, no cualquier usuario puede acceder a esos archivos, esta opción le permite  subir documentos en los que nadie más que usted deba acceder. Al guardarse en la web, podrá buscarlos de manera rápida, la sincronización online le garantiza la última versión del archivo. 

 

 

Lo que significa que ayudará en los trabajos que necesiten de colaboración de equipos.  Con OneDrive los trabajadores podrán compartir fotos, documentos, archivos y carpetas y mientras no compartan ningún elemento con alguien externo, estos siguen siendo privados.

 

 

Además, la seguridad de OneDrive en el almacenamiento tiene políticas para proteger los datos y cuida sus archivos de errores de hardware al guardar varias copias de cada archivo en servidores. Para mejorar la seguridad debe: crear una contraseña fuerte, agregar información adicional a la cuenta Microsoft, usar verificación en dos pasos y hacer copia de seguridad.

Estas son algunas de las ventajas que presenta OneDrive para reforzar los modelos de trabajo a distancia. Hoy en día, esta modalidad está creciendo, por ejemplo, en Costa Rica ya se ha preparado con una ley para que promueve esta modalidad. 

¿Cómo guardar los archivos en OneDrive?

 

1. A través del sitio web de OneDrive

que es onedrive Inicie sesión con su cuenta Microsoft  y busque la ubicación o carpeta donde prefiera guardar el archivo, luego dé clic en el botón “cargar”, busque los archivos que desea subir y haga clic en “abrir”. Desde los navegadores Google Chrome y Microsoft Edge podrá cargar carpetas enteras.

 

2. Mover archivos a OneDrive a través del explorador de archivos

 

que es onedriveCopie y mueva archivos entre carpetas en OneDrive desde carpetas en su dispositivo, al hacerlo, los está quitando de su PC para almacenarlos.

 

3. A través de Microsoft 365 y Word

 

Desde el documento de Word, dé clic en archivo, al estar en la opción Guardar como elija su OneDrive y luego seleccione la carpeta donde desee guardar el archivo. 

Checklist gratuito  Determine si su empresa está aprovechando al máximo la suscripción de  Microsoft 365  Obtener 
 

¿Cómo compartir documentos para usuarios con una cuenta corriente (no empresarial)?

 

que es onedrive

Inicie sesión desde el sitio web de OneDrive y acceda con su cuenta Microsoft, una vez haya seleccionado el archivo o carpeta que quiera compartir en la parte superior de la página dé clic en la opción compartir. Le aparecerá un cuadro con las siguientes opciones: obtener un vínculo y obtener correo electrónico.

 

 

que es onedrive

Puede asignar diversos permisos a las personas con que compartirá el documento: ver, descargar, copiar, editar, agregar y eliminar archivos.

 

 

 

 

que es onedrive

Ahora que conoce la importancia de OneDrive, puede que esté un poco interesado en adquirirlo. No obstante, nos parece oportuno que previo a su decisión conozca cómo se habilita en Windows 10. Mientras más dudas disipe, más confianza tendrá en su decisión.

 

 

 

Con las personas que compartirá el documento, puede asignarle diversos permisos, puede (ver, descargar  o puede copiar) puede editar (agregar, eliminar archivos).

¿Cómo activar OneDrive para Windows 10?

 

Tal como mencionamos, OneDrive está disponible para acceder desde la web, y dispositivos móviles. Sin embargo, en Windows 10 viene integrado, lo que le ofrece a los usuarios acceso nativo para sus archivos almacenados en la nube. 

 

Habilitar OneDrive en Windows 10 es simple. El mismo sistema operativo lo guiará a través de la instalación. Si al realizar la actualización de Windows 10 dejó pasar la notificación de OneDrive, puede iniciar el proceso manualmente.

 

Primero encuentre el ícono de OneDrive en la barra de tareas. Luego, se iniciará la instalación. Durante este proceso le preguntará si desea sincronizar toda su biblioteca de documentos de OneDrive con su computadora, lo que copiará todos los archivos a su disco duro. Sin embargo, puede elegir cuales carpetas específicas quiere copiar a su disco duro y cuales mantener en OneDrive.

 

Así la carpeta de OneDrive aparecerá en su explorador de archivos, justamente sobre el icono de “This PC”.

 

De igual manera OneDrive posee la habilidad remota de acceder a los archivos o carpetas y agregarlos en su computadora. Esto le permitirá agregar, gestionar y consultar cualquier cosa que necesite de su computadora sin importar donde esté. Únicamente accesando desde OneDrive.com.

 

Pasos para configurar OneDrive en Windows 10

 

Paso 1:

clic derecho en el icono de OneDrive en su barra de tareas. Luego presione "Configuración".

 

Paso 2:

en configuración, en la sección "General", marque el "checkbox" que dice “Usar OneDrive para acceder a mis archivos en este equipo”. Luego presione "Aceptar".

 

Paso 3:

ahora necesita reiniciar OneDrive. Para esto realice de nuevo clic derecho sobre el icono en la barra de tareas, luego presione ‘Salir’. Luego vaya al botón de inicio y escriba “Microsoft OneDrive” y lo abre para que se vuelva a iniciar el programa.

 

De esta manera ya puede acceder a cualquier archivo de su computadora desde OneDrive.com, o en dado caso guardar nuevos archivos.

 

Conclusiones.

 

En este artículo vimos qué es OneDrive, cuál es la funcionalidad para usarlo desde móviles o de forma empresarial; cómo guardar o mover los archivos a través de los distintos canales y también cómo habilitarlo en caso de que cuente con sistemas operativos de Windows 10.

 

Beneficios de adquirir una solución de Microsoft 365 con Conzultek

 

Si le interesa mejorar la colaboración de su equipo, las funciones de Microsoft 365 es lo que puede estar necesitando, ya que le facilita movilidad, sincronización y seguridad con sus procesos, y los documentos importantes de su negocio. 

 

Si está en Costa Rica o Panamá, en Conzultek podemos ayudarle a aprovechar estas herramientas o guiarle para que migre exitosamente a Microsoft 365. También gozará de asistencia, soporte técnico y capacitación sin costo adicional.  

 

¿Le interesa mejorar la productividad de su compañía? 


Microsoft 365 (antes Office 365) es la alternativa perfecta que Conzultek adecúa según los perfiles de colaboradores que hay en su empresa para cumplir ese objetivo. Agende una asesoría gratuita con uno de nuestros especialistas para que juntos descubramos cómo puede ayudarle esta suite.

Checklist gratuito  Determine si su empresa está aprovechando al máximo la suscripción de  Microsoft 365  Obtener