Al establecer procesos de colaboración en su equipo de trabajo, es natural pensar que necesita de un espacio de almacenamiento para sus archivos, ya sean documentos, presentaciones, tablas, imágenes o videos.
Este espacio se ha vuelto indispensable sobre todo en la era en que la tecnología va de la mano de la virtualización de espacios de trabajo. OneDrive es un espacio de almacenamiento que puede responder a esa necesidad.
Conozca a continuación de qué se trata y cómo funciona esta plataforma de Microsoft 365.
Índice
¿Qué es OneDrive y para qué sirve?
OneDrive es una plataforma que permite almacenar archivos, documentos y material personal en un solo espacio. Además, puede compartirlos con otras personas y tener accesos a ellos en cualquier dispositivo.
Con OneDrive, los equipos de su empresa podrán crear un documento en su computadora de escritorio y editarlo en otro entorno de trabajo sin necesidad de guardarlo en USB o enviárselo a su dirección de correo electrónico.
Este espacio también permite colaborar con otros colegas al mismo tiempo en la edición de archivos en Word, Excel, Power Point y OneNote.
¿Qué es OneDrive móvil?
OneDrive para dispositivos móviles está preinstalado en Windows 10 y también es compatible con los dispositivos y sistemas operativos PC, Mac, iOS y Android.
Esta herramienta de almacenamiento es esencial para entornos de trabajo que necesitan respaldar y asegurar información, así evitará la pérdida de documentos importantes.
OneDriev también representa una ventaja a la hora de implementar teletrabajo en su empresa, pues sus colaboradores podrán acceder desde cualquier lugar.
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¿Qué es OneDrive para empresas?
OneDrive para empresas es una solución de colaboración, porque además de compartir y almacenar documentos, también podrá subir fotografías y organizar los álbumes en un orden fácil de encontrar.
En dispositivos iOS es posible dibujar, firmar o subrayar cualquier archivo PDF. Otras ventajas importantes son las notificaciones en tiempo real que le dicen quién y cuándo está editando un documento.
Los colaboradores de su empresa tendrán importantes ventajas al usar OneDrive como parte de las herramientas de Microsoft 365 (antes llamado Office 365).
Una de las principales fortalezas de esta solución es la seguridad que brinda a los datos e información clave, un aspecto esencial en el trabajo remoto.
¿El almacenamiento en OneDrive es seguro?
El almacenamiento de archivos en OneDrive es similar a guardar documentos en el ordenador, no cualquier usuario puede acceder a esos archivos. Esta opción le permite subir documentos en los que nadie más que usted pueda acceder si así lo necesitara.
Simultáneamente, al guardarse en la web, usted podrá buscarlos de manera rápida. La sincronización online le garantiza la última versión de sus archivos, un aspecto importante en los trabajos que necesiten de colaboración de equipos.
Con OneDrive sus colaboradores podrán compartir fotos, documentos, archivos y carpetas y mientras no compartan ningún elemento con alguien externo, estos siguen siendo privados.
Además, la seguridad de OneDrive en el almacenamiento tiene políticas para proteger los datos y cuidar sus archivos de errores de hardware al guardar varias copias de cada archivo en servidores.
Para mejorar la seguridad usted debe:
- Crear una contraseña fuerte
- Agregar información adicional a la cuenta Microsoft
- Usar verificación en dos pasos
- Hacer copia de seguridad
Estas son algunas de las ventajas que presenta OneDrive para reforzar los modelos de trabajo a distancia. Hoy en día, esta modalidad está creciendo, por ejemplo, en Costa Rica ya se ha preparado una ley para promover esta modalidad.
¿Cómo guardar los archivos en OneDrive?
1. A través del sitio web de OneDrive
Inicie sesión con su cuenta Microsoft y busque la ubicación o carpeta donde prefiera guardar el archivo, luego dé clic en el botón “cargar”. Busque los archivos que desea subir y haga clic en “abrir”.
Desde los navegadores Google Chrome y Microsoft Edge podrá cargar carpetas enteras.
2. Mover archivos a OneDrive a través del explorador de archivos
Copie y mueva archivos entre carpetas en OneDrive desde carpetas en su dispositivo. Tome en cuenta que al hacerlo, los está quitando de su PC para almacenarlos en OneDrive.
3. A través de Microsoft 365 y Word
Desde el documento de Word, dé clic en archivo, luego, al estar en la opción Guardar como elija su OneDrive y luego seleccione la carpeta donde desee guardar el archivo.
¿Cómo compartir documentos para usuarios con una no empresarial?
Es muy probable que en sus procesos tenga que compartir archivos con usuarios que tienen cuentas corrientes, es decir, no son parte de una cuenta empresarial. En estos casos, puede proteger sus archivos siguiendo estos pasos:
Inicie sesión desde el sitio web de OneDrive y acceda con su cuenta Microsoft. Una vez que haya seleccionado el archivo o carpeta que quiera compartir en la parte superior de la página, dé clic en la opción compartir. Aparecerá un cuadro con las siguientes opciones: obtener un vínculo y obtener correo electrónico.
Puede asignar diversos permisos a las personas con que compartirá el documento: ver, descargar, copiar, editar, agregar y eliminar archivos.
Puede asignarle diversos permisos a las personas con quienes compartirá el documento, como ver (ver, descargar o copiar) y editar (agregar, eliminar archivos).
Ahora que conoce la importancia de OneDrive, puede que esté un poco interesado en adquirirlo. No obstante, nos parece oportuno que previo a su decisión conozca cómo se habilita en Windows 10. Mientras más dudas disipe, más confianza tendrá en su decisión.
¿Cómo activar OneDrive para Windows 10?
Tal como mencionamos, OneDrive está disponible para acceder desde la web, y dispositivos móviles. Sin embargo, también viene integrado en Windows 10 , lo que le ofrece a los usuarios acceso nativo para sus archivos almacenados en la nube.
Habilitar OneDrive en Windows 10 es simple. El sistema operativo lo guiará a través de la instalación. Si al realizar la actualización de Windows 10 dejó pasar la notificación de OneDrive, puede iniciar el proceso manualmente:
- Primero encuentre el ícono de OneDrive en la barra de tareas.
- Luego, se iniciará la instalación. Durante este proceso le preguntará si desea sincronizar toda su biblioteca de documentos de OneDrive con su computadora, lo que copiará todos los archivos a su disco duro. Sin embargo, puede elegir cuales carpetas específicas quiere copiar a su disco duro y cuales mantener en OneDrive.
- La carpeta de OneDrive aparecerá en su explorador de archivos sobre el icono de “This PC”.
De igual manera OneDrive posee la habilidad remota de acceder a los archivos o carpetas y agregarlos en su computadora. Esto le permitirá agregar, gestionar y consultar cualquier cosa que necesite de su computadora sin importar donde esté. Únicamente accesando desde OneDrive.com.
Pasos para configurar OneDrive en Windows 10
Paso 1:
Clic derecho en el icono de OneDrive en su barra de tareas. Presione "Configuración".
Paso 2:
En configuración, en la pestaña "General", marque la caja o "checkbox" que dice “Usar OneDrive para acceder a mis archivos en este equipo”. Presione "Aceptar".
Paso 3:
Ahora necesita reiniciar OneDrive. Para esto realice de nuevo clic derecho sobre el icono en la barra de tareas, luego presione ‘Salir’. Vaya al botón de inicio de Windows y escriba “Microsoft OneDrive” y ábralo para que se inicie el programa.
De esta manera ya puede acceder a cualquier archivo de su computadora desde OneDrive.com o, de ser necesario, guardar nuevos archivos.
En este artículo vimos qué es OneDrive, cuál es la funcionalidad para usarlo desde móviles o de forma empresarial; cómo guardar o mover los archivos a través de los distintos canales y también cómo habilitarlo en caso de que cuente con sistemas operativos de Windows 10.
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