El 28 de mayo del 2021, Coopecaja celebró 50 años de servicio, brindándole a más de 30 mil asociados y sus familiares protección económica y social a costos razonables. Asimismo, nace una nueva visión dentro de la empresa de revolucionar las formas en las que hacen las cosas, adoptando y ofreciendo una transformación digital en sus servicios a través de tecnología de punta.
Conzultek, a través de Microsoft 365 y sus herramientas colaborativas como Teams, logró aportar en esta estrategia. Jorge Iván Arroyo Torres, jefe de TI en Coopecaja, nos relata un poco sobre la experiencia que tuvieron.
“En aquel entonces, nos enfrentamos a 3 situaciones (retos):
Reto #1:
Nos encontrábamos próximos a hacer renovaciones de algunos grupos de licencia de Office on-premise (o local) que teníamos anteriormente. Sin embargo, no estábamos seguros de continuar con el servicio local.
Reto #2:
Asimismo, estábamos sufriendo muchísimo con el correo en sitio. Teníamos demasiados incidentes de servicio que requerían de soporte y nos estaba consumiendo mucho recurso humano. Por ello, a principios del 2019, en el departamento de tecnologías de información iniciamos un proyecto de migrar el servicio del correo electrónico a la nube.
Tocando puertas, entre ellas la de Conzultek, nos hacían la sugerencia de adquirir Microsoft 365 ya que el licenciamiento incluía la parte de Outlook web y nos brindaba la ventaja de adquirir otras herramientas del mismo servicio. Desde un punto de vista de costo - beneficio pues lógicamente era más rentable.
En septiembre del 2019 escogimos para este proyecto a Conzultek y ya para finales de noviembre, principios del 2020 fue cuando terminamos de implementar la solución de correo en la nube a través de Microsoft 365.
Comenzamos a educar a los colaboradores de Coopecaja en el uso de la Suite como sus herramientas colaborativas, entre ellas Microsoft Teams. Para más o menos enero o febrero del 2020, un 30 % de los colaboradores (aproximadamente) ya estaban utilizando las soluciones de Microsoft 365.
Reto #3
Sin embargo, llega el fatídico 8 de marzo del 2020, fecha donde inicia oficialmente la pandemia en Costa Rica. Comenzamos a enfrentarnos a distintas restricciones y retos para continuar con el negocio. Los tomadores de decisiones operativos de Coopecaja nos reunimos para determinar cómo íbamos a trabajar en un momento tan crítico.
Fue muy curioso, por que en ese momento nosotros recién estábamos capacitando e intentando sensibilizar a la gente en el uso de toda la plataforma colaborativa de Microsoft 365, y cuando nos enfrentamos a este problema, determinamos con el negocio ‘Ya tenemos una plataforma que es totalmente en la nube y nos permite colaborar de manera remota. Lo que nos queda es mandar a la gente para la casa ’
Gracias a Dios, contábamos con una infraestructura de seguridad apropiada para que los colaboradores de Coopecaja, a través de conexiones de internet, se lograran conectar a nuestras oficinas centrales a través de una VPN segura.
Y ya con las herramientas de Microsoft 365 habilitadas y en funcionamiento pues la transición nos llevó básicamente 15 días en la que ya teníamos a 120 colaboradores trabajando desde la casa.”
Microsoft Teams se convierte en la herramienta colaborativa de Coopecaja
“Antes de utilizar Microsoft Teams, con Spark y Zoom solventábamos con limitaciones el concepto de ‘colaboración’ dentro de la empresa.
Fue hasta que implementamos el servicio de correo electrónico en la nube y otras herramientas que cuenta Microsoft 365 que comenzamos a tener y ver el principio real de una solución de índole colaborativa: Microsoft Teams.
Hasta el día de hoy, Teams se ha convertido en nuestra herramienta principal de comunicación. Ya ni el teléfono usamos. Si yo necesito hablar sobre algún tema en específico con alguno de los compañeros, veo su disponibilidad en la lista de Teams. Si está en verde, le pego la llamadita, coordino con la persona y continúo mis labores.
Inclusive, cuando el personal está trabajando presencialmente en la oficina, ellos siguen utilizando esta herramienta para laborar. Asimismo, las reuniones son ahora 100 % virtuales en Coopecaja, y esto pues gracias a que Teams y el resto de las herramientas de Microsoft 365 se ha vuelto parte de nuestra suite ofimática de uso diario.”
Funcionalidades a destacar
“Las videollamadas, las llamadas telefónicas por internet, la transferencia de archivos, mensajería rápida, integración con Outlook como tal (ya no solo está configurado en las computadoras, sino que también en los celulares y tabletas). Yo por ejemplo hago mucha encuesta virtual a través de Forms.
Asimismo, el tipo de licenciamiento que adquirimos con Conzultek, nos permitió que por cada licencia adquirida, podíamos hacer una instalación de hasta 5 equipos, lo que nos trajo versatilidad y mayor comunicación. También, logramos facilitarle la interacción a los miembros de los órganos sociales de la empresa, junta directiva y comités.”
Beneficios a destacar del servicio recibido por parte de Conzultek
“Debo reconocer que Conzultek con la implementación del correo por internet fueron muy rápidos. Fueron menos de 3 meses la implementación. Considero que fue un trabajo muy bien asistido y estuvieron muy de la mano con nosotros haciendo el proceso de migración.
Asimismo, Conzultek ha tomado muchas prevenciones para ser un excelente acompañante en el proceso de adopción de Microsoft 365, ya que nos ofrecieron el servicio de Office Genius. Este principio básicamente nos permitió ir incorporando a las personas que todavía estaban muy verdes en el asunto de acogimiento de Microsoft 365 y capacitarlos.
Llevamos aproximadamente un año y 8 meses de haber implementado esta solución en la empresa y ahora son nuestras herramientas oficiales en Coopecaja. No tengo intenciones de hacer cambio, no veo necesidad.”
Recomendación para otras empresas de aliarse con Conzultek como proveedor
“Ya han habido oportunidades en donde algunos colegas de otras instituciones se han puesto en contacto conmigo con referencia de Conzultek y les he hecho ver lo mismo que les comente anteriormente.
Puedo hablar transparentemente sobre Microsoft 365, sus herramientas y Conzultek como colaborador en el proceso de transición.
Yo le decía a los miembros de la junta directiva en los informes de estos meses que gracias a la decisión que tomamos en un momento determinado en el 2019, nos permitió ser muy ágiles para entrar en la pandemia y mandar a los colaboradores a hacer teletrabajo con el menor impacto posible.”
- Si desea conocer más sobre Coopecaja, le invitamos a que visite su sitio web.
En Conzultek queremos ser más que proveedores de servicios tecnológicos. Buscamos ser un aliado para su empresa que le asesore a seleccionar las herramientas adecuadas a sus necesidades y reducir sus costos.
Actualmente contamos con la certificación Gold Partner de Microsoft, lo que nos permite brindarle un servicio especializado sobre las soluciones que brinda esta empresa.
Si desea analizar si Microsoft Teams es la mejor herramienta colaborativa para su empresa y colaboradores, le invitamos a que solicite una asesoría gratuita con nosotros.
