¿Por qué es importante el respaldo de documentos en la nube?

Actualizado el 29 abril, 2020

La nube se convirtió en la principal herramienta para las empresas que buscan de la innovación y la mejora continua. Gracias a ello, el trabajo colaborativo se potenció y la productividad ha visto un aumento considerable. El respaldo de documentos en la nube marcó un antes y un después en los procesos de las empresas.

 

Puede que se pregunté ¿por qué? La respuesta es sencilla: muchas empresas trabajan con enormes volúmenes de información importante que requieren de almacenamiento, a la vez que necesitan disposición inmediata cuando se requiera realizar una consulta a los datos.

 

Antes, la manera común de guardar los documentos era mediante el almacenamiento local, o bien en unidades externas. No obstante, con la implementación de la nube, o cloud computing, las empresas encontraron la forma perfecta para ahorrar dinero y tiempo.

  

Ventajas del respaldo de documentos en la nube

Respaldar la información en la nube reduce el riesgo de pérdida de datos ocasionados por problemas con el ordenador, o bien por daños en las unidades de almacenamiento externos. Al guardar los documentos en la nube, los servidores realizan copias de seguridad periódicas para evitar la pérdida de los mismo.

 

Además, permite que los colaboradores accedan a ellos desde cualquier lugar y dispositivo. De ese modo, no tendrán que estar de forma física en la empresa para cumplir con sus tareas diarias; en esencia, abre la posibilidad al teletrabajo.

respaldar documentos
Para 2016, se calculó que el 20 % de la fuerza laboral a nivel mundial realizaba teletrabajo.

 

Disponer de un almacenamiento prácticamente infinito y seguro para guardar sus respaldos, es otro de los motivos por los que migrar a la nube se torna una necesidad. También es importante considerar que más del 70 % de los colaboradores, interactúan con personas en distintas zonas horarias y regiones al menos una vez al mes.

 

Esto implica que los documentos deben trabajarse con el apoyo de varios colaboradores, por lo que resultaría engorroso enviar y recibir el documento vía correo con el fin de brindar observaciones para modificarlo. Desde el almacenamiento en la nube, la edición del documento se realiza en tiempo real y con distintos usuarios conectados a la vez.

  

Problemas de compatibilidad

Es necesario mantener las versiones más actualizadas de las herramientas. En caso contrario, se arriesga a perder datos y atributos pertenecientes a las versiones actuales. Al mantener la herramienta actualizada, evitará conflictos con la información y minimizará los riesgos de que su archivo entre en conflicto.

almacenar en la nube

Por otra parte, almacenar los documentos en la nube contribuye a mantener la seguridad de la información, ya que la pérdida de computadoras portátiles es más frecuente de lo que parece.

 

Se estima que anualmente se pierden alrededor de 800,000 portátiles solo en los aeropuertos.

 

Naturalmente, esto implica negativas consecuencias económicas. No obstante, cuando todo se almacena en la nube, el computador se considera como una herramienta para acceder a la información, más no el componente esencial.

 

También, en las versiones desactualizadas del software para escritorio, puede ocurrir un error en la sincronización que borra los archivos de aquellos usuarios con la función de sincronización selectiva.

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Que los virus no destruyan su trabajo

respaldo de documentos en la nubeLos correos siguen siendo uno de los blancos predilectos para los ataques maliciosos; por ello, la posibilidad de que su máquina se infecte de un virus informático es alta.

 

Estos virus son conocidos por infectar múltiples archivos a un ordenador, y su propagación a otros equipos ocurre vía correo electrónico y por unidades físicas de almacenamiento. Si no posee un respaldo de la información en la nube, corre el riesgo de perderlo todo, ya que, en dependencia del virus, la opción podría ser el reinicio del sistema operativo. Alternativa que implica la pérdida de todos los documentos.

 

Office 365: la opción para almacenar y compartir

Una vez entendida la importancia de que sus documentos tengan un respaldo en la nube, el siguiente paso es valorar cuál es la opción que su empresa necesita para almacenar sus archivos confidenciales.

 

Office 365 es una de las opciones más completas y seguras cuando hablamos del aprovechamiento de la nube. Con la suite de Microsoft sus datos estarán protegidos bajo los estándares más altos de seguridad.

almacenar en la nube

Lo principal en una migración a la nube es confiar en su proveedor de servicios. Las directivas con las cuales está diseñado Office 365, además de mantener sus documentos libres de los ataques cibernéticos, le proporciona una oportunidad para aumentar la productividad de los procesos. 

 

Gracias a las numerosas herramientas que conforman Office 365, las empresas pueden alcanzar un nuevo nivel en materia de trabajo colaborativo. Apoyarse de la tecnología para optimizar procesos, es una acción necesaria en un mundo donde no innovar es sinónimo de cuantiosas pérdidas económicas.

 

La suite de Microsoft aprovecha al máximo la nube al impulsar el crecimiento de las áreas, almacenar documentos y transferirlos en cuestión de segundos, todo bajo lineamientos estrictos de seguridad que le brindan la confianza que necesaria para repaldar los documentos importantes.

 

Le invitamos a que descubra a detalle las ventajas que puede obtener al hacerse con los servicios de Office 365. El crecimiento de su empresa está a unos cuantos pasos.

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