Tanto en medianas y grandes empresas, como en organizaciones que practican el trabajo a distancia, se deben hacer esfuerzos ingentes para que la comunicación entre los colaboradores sea fluida, horizontal y resulte en una cultura de trabajo colaborativo consolidada y altamente productiva.
Considerando estas necesidades, Microsoft 365 (antes la suite Office 365) ha incluido la aplicación Yammer, una red social empresarial que permite que todos los integrantes de la empresa interactúen con facilidad, con fines laborales o personales, según se disponga en las orientaciones internas sobre el uso del software.
En este artículo, le comentamos qué es Yammer y cómo se usa para mejorar la comunicación empresarial interna y la productividad.
¿Qué es Yammer?
Por sus características y funciones, Yammer puede ser considerada la herramienta de Microsoft 365 especializada en facilitar procesos de comunicación abierta en relación a intereses comunes. Fundamentalmente, este software se caracteriza por los siguientes elementos:
1. Su interfaz es muy parecida a la de las redes sociales más usadas en el mundo, como Facebook, Twitter y Linkedin; incluye las posibilidades de reaccionar con un “like” y comentar las participaciones del resto de miembros.
2. Permite la creación de perfiles personales que parten de la información de usuarios del directorio de la organización.
3. Posibilita el establecimiento de grupos en torno a un tema, un proyecto, un departamento o cualquier otro criterio, según las necesidades de la empresa.
4. Incluye la opción de seguir a los demás usuarios, para estar al tanto de sus publicaciones.
5. Cuenta con un buscador que funciona con palabras clave, para quienes desean encontrar personas, conversaciones y archivos compartidos.
6. Tiene una versión para teléfonos móviles, a fin de que, en los casos necesarios, los miembros se mantengan conectados aun fuera de la oficina.
En fin, Yammer posee muchas funciones interesantes, nunca vistas en otra herramienta de Microsoft 365, pero ¿cómo se usa esta “red social” de empresas?
¿Cómo usar Yammer?
Primeros pasos
La respuesta depende del rol que usted desempeñe dentro de Yammer. Básicamente, todos los usuarios deberán:
- Completar su perfil de Yammer, agregando una descripción sobre ellos mismos en “Acerca de mí”, y hablando de sus experiencias e intereses en los campos correspondientes.
- Participar en las conversaciones en las que son mencionados.
- Aportar ideas en los grupos a los que son añadidos.
- Respetar las normas institucionales al interactuar con los demás usuarios.
- Descargar la aplicación al celular, para mantenerse al tanto aunque esté fuera de la oficina.
Para incentivar procesos de comunicación abierta
En caso de que usted sea un propietario de grupo, es recomendable que mantenga viva la comunicación entre sus integrantes practicando estos consejos:
- Dé la bienvenida a todos los miembros.
- Proponga preguntas en el grupo.
- Mencionar a expertos que aporten en la resolución de dudas y conflictos. Por ejemplo, si el departamento de ventas está experimentando algún problema que competa a mantenimiento, sería oportuno etiquetar sobre la conversación a un miembro de esta área, a fin de que ayuden a encontrar una respuesta.
- Comparta contenido relevante de forma semanal.
- Destaque el desempeño de alguno de los miembros, si desea impulsar a que los demás sigan el ejemplo.
- Procure que todas las participaciones sean respondidas.
- Diríjase a los miembros en ocasiones especiales: cumpleaños, nacimientos, fallecimientos, etc.
En fin, Yammer es una herramienta que ayuda a mantener activos a los usuarios en conversaciones sobre los objetivos empresariales, las necesidades de otros miembros de la empresa, la búsqueda de ideas creativas y la compartición de todo tipo de archivos que aporten a un tema determinado.
Microsoft 365, ofrece una serie canales comunicativos que facilitan el trabajo en equipo y ayudan a aumentar la productividad de la empresa, y que, además, se complementa con otras ofertas de Microsoft, por ejemplo, Microsoft Teams, una herramienta revolucionaria en lo que a comunicación interna se refiere.
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