5 beneficios de usar Microsoft Teams en su empresa

Un colaborador está redactando un importante informe sobre la resolución de algunos conflictos en la empresa. Envía el documento a su supervisora vía correo electrónico, con copia a otros miembros del equipo. Recibe comentarios, edita su informe y lo reenvía. Así, durante varias jornadas, hasta que se obtiene un documento de poca calidad. ¿Resulta un proceso tedioso e improductivo, no?

 

Microsoft pensó en la necesidad de trabajar en simultáneo escritos, presentaciones, hojas de cálculo y otros, a fin de elevar la productividad. Por eso, añadió Microsoft Teams al paquete Office 365, como una propuesta basada en la creación de equipos y la comunicación vía chat o mensajería instantánea.

 

A continuación, le compartimos la definición de la herramienta, 5 de sus beneficios y cómo debe usarse.

 

¿Qué es Microsoft Teams?

 Microsoft team

Microsoft Teams es una herramienta que permite crear espacios digitales de trabajo colaborativo y comunicación instantánea para diferentes grupos. Este software integra las demás herramientas de Office 365 y asegura un proceso de interacción fluida, por medio de canales que permiten el intercambio de mensajes entre los miembros de los equipos.

 

5 beneficios de Microsoft Teams

 

Así como las demás herramientas de Office 365, Microsoft Teams proporciona diversos beneficios a las organizaciones, especialmente cuando se trata de elevar la productividad mediante el trabajo colaborativo. Ahora, enumeramos 5 de ellos:

 

 1. Productividad

El primero de los beneficios es la productividad. Las características de Microsoft Teams permiten agilizar las tareas que competen a determinados grupos de colaboradores en la empresa, a partir de la comunicación instantánea y eficiente, la compartición de archivos y la integración tanto de las herramientas de la suite de Office, como de servicios de terceros.

 

2. Comunicación efectiva

Los colaboradores ya no tendrán que someterse a la comunicación lenta del correo electrónico, cuando necesiten compartir sus ideas de forma rápida para la consecución de objetivos determinados. Pero Microsoft Teams no se limita a la mensajería instantánea, también permite reuniones online, llamadas y conferencias web, sobre las que se notificará a los miembros de los equipos correspondientes.

 

3. Trabajo colaborativo

La característica principal de Microsoft Teams es la posibilidad de conformar equipos, cuyos miembros comparten la responsabilidad de distintos objetivos y tareas. La creación de estos espacios digitales ayuda a que los colaboradores se integren en la toma de decisiones, la proposición de ideas y el logro de las metas comunes, a través de las posibilidades de comunicación que proporciona la herramienta.

 

4.  Personalización 

Cada miembro de cualquier equipo creado en Microsoft Teams puede hacer las configuraciones que mejor le resulten: silenciar las notificaciones durante un determinado tiempo, para que no le interrumpan en caso de que asista a una importante reunión; o, al contrario, establecer alertas que aparezcan en su escritorio cada vez que le mencionen o se comente algo en determinado canal.

 

5.  Seguridad

Finalmente, Microsoft Teams conserva todas las conversaciones y las muestra tanto a los miembros del equipo que participaron en ellas, como a aquellos que se integran a los canales a posteriori. De esta forma, se accede con mayor facilidad a un historial de mensajes que podrían ser determinantes para la toma de decisiones.

 Microsoft team

¿Cómo se usa Microsoft Teams?: un paso a paso para la creación de equipos

 

  1. Acceda a la herramienta de la suite de Office 365.
  2. Haga clic en “Create team”.
  3. Defina un nombre para el equipo y añada la descripción que más conveniente le parezca.
  4. Determine la privacidad del grupo: puede ser privado, para que usted se encargue de añadir a los miembros del equipo; o público, a fin de que cualquier persona de la organización tenga la posibilidad de unirse.
  5. Clasifique el tipo de información que se va a compartir en el equipo, por ejemplo, confidencial, pública, interna, externa, etc.
  6. Luego de hacer clic en “Next”, si eligió un grupo privado, añada al equipo las personas que desee y defina su rol dentro del espacio: miembro o dueño.
  7. Cree los canales que le parezcan convenientes para comunicarse con los miembros de su equipo.

 

Como parte de Office 365, Microsoft Teams se complementa con las demás herramientas de la suite, como Microsoft Yammer, Microsoft Flow y Microsoft Stream. Esto permite que los colaboradores tengan más y mejores canales de comunicación, lo que les ayuda a elevar su productividad, participando más activamente en todos los procesos. 

 

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