SharePoint, ¿qué es y cómo influye en la colaboración interna?

Por: Alexander Campbell
Especialista en Office 365

SharePoint es una de las más poderosas herramientas de productividad de negocios de toda la cartera de soluciones Microsoft. Permite a las personas comunicarse y colaborar como nunca antes se había visto.

 

Con unos pocos clics puede elaborar, editar y personalizar el contenido. Se trata de una herramienta enfocada en mejorar la eficiencia de su personal al permitirles crear sus propias páginas web de departamento, lo que aumenta la productividad gracias al uso de flujos de trabajo que permitirán acelerar la automatización de sus procesos internos.

 

A continuación le hablo sobre:

1. La disponibilidad de Sharepoint

2. Los fundamentos de Sharepoint

3. Los aportes de Sharepoint a la colaboración interna

 

Disponibilidad de SharePoint

SharePoint colaboración interna

SharePoint está disponible a través de tres modalidades: Integrado dentro de los servicios de Windows Server, conocido como SharePoint Foundation; como suscripción a la nube a través de Office 365 y como un producto “Standalone” conocido como SharePoint Online Planes P1 y P2 y, por último, como licencia de servidor a través de SharePoint Server.

 

El lanzamiento de SharePoint Online como suscripción a la nube permitió que este estuviera más al alcance de las personas como nunca antes gracias al bajo costo de adquisición y facilidades de implementación y administración que ofrece Office 365.

 

Si usted ya tiene SharePoint es muy probable que lo utilice únicamente como plataforma de intranet y colaboración; si es el caso, puede que no esté sacándole el máximo provecho a su inversión. La siguiente es una breve descripción de los seis pilares sobre las cuales está fundamentado SharePoint:

 

Fundamentos de SharePoint

SharePoint colaboración interna

Ya sea como su portal corporativo utilizado para comunicación y noticias, o como un complemento a su repositorio de datos, SharePoint es una herramienta que impulsa la productividad y realiza sus procesos de negocio con un valor costo-beneficio muy superior, gracias a su poder de cómputo y su flexibilidad para llevar al mundo digital formularios, listas, bibliotecas de datos, etc.

 

Es importante mencionar que en la extensa librería de aplicaciones disponibles en la tienda de SharePoint podrá encontrar desde CRM, Help Desk, herramientas de inteligencia de negocios, dashboards, y más. Sin duda es una aplicación que impulsa la productividad y agiliza los procesos de las empresas.

 

¿Cuáles son los aportes de SharePoint en la colaboración interna?

 

No es un secreto que las empresas y organizaciones tratan de equilibrar sus finanzas, incluyendo optimizaciones o planes de ahorro, sin embargo, cuidar el presupuesto no significa dejar de invertir en los recursos esenciales de las empresas.

 

Gracias a la herramienta SharePoint, usted podrá liderar transformaciones esenciales que le permitirán reducir el costo de activos TI (tiempo de mantenimiento, seguridad, actualizaciones y rendimiento del hardware y software para colaborar).

 

También en este e-book le compartimos los aportes de SharePoint en la colobaración a distancia. Descárguelo gratuitamente clicando en el enlace.

Potenciar el valor de las herramientas de colaboración

SharePoint colaboración interna

De acuerdo con los Datos del Estudio de Economía y Tecnologías Sociales del McKinsey  & Company 2012,  el 72 % de las empresas a nivel global usan alguna herramienta de tecnología social, sin embargo, la implementación completa debe acompañarse de mejores interacciones y hábitos de comunicación.

 

Este mismo informe también señala que llevar al máximo nivel el esquema colaborativo podría aumentar la productividad de una empresa hasta en un 20-25 % desde las siguientes acciones fundamentales: respuestas a mails, búsqueda y almacenamiento de información, comunicación directa y asignación de roles.  SharePoint  es una plataforma que se adapta de manera flexible con soluciones en la nube y aplicaciones de Microsoft Office 365.

 

Consumar la innovación y el éxito

SharePoint colaboración interna

El intercambio de información a través de diversas plataformas empodera las nuevas ideas y refuerza la retroalimentación en equipo. SharePoint promueve la resolución de problemas mediante la participación del equipo, da la opción de crear pequeños sitios donde puede ir agregando recursos, enlaces e información esencial para respaldar su opinión.

 

Ya no pierda demasiado tiempo revisando historial, enviando de nuevo recursos o compartiendo varias veces la misma información. El seguimiento en tiempo real permite mayores compromisos y trabajar en pro de las metas de equipo.

 

Empoderamiento y participación de los colaboradores

SharePoint colaboración interna

La motivación es la razón para comprometerse con los objetivos de las empresas e instituciones; sin embargo, es complicado mantener a todos los colaboradores en la misma sintonía.

 

La conexión entre sus equipos de trabajos estará respaldada por seguridad y facilidad al encontrar la información. SharePoint estará con usted en todo momento, ya que se adapta a cualquier dispositivo móvil o de escritorio.

 

Recuerde que colaboradores bien informados y coordinados siguen patrones de crecimiento muy altos, con SharePoint podrá simplificar el flujo de documentos y automatizar las tareas más pequeñas.

 

Es momento de que su Departamento TI asuma el reto de comunicar al resto de colaboradores cómo sacar provecho a cada sistema de colaboración, aunque la automatización de procesos es inevitable, el entorno humano es esencial para cumplir las tareas esenciales.

 

SharePoint es tan solo una de las herramientas de Office 365 que impulsan el teletrabajo y la colaboración, motivo por el cual la suite de Microsoft destaca sobre sus competidores.

 

Si quiere conocer otra de las herramientas que destacan en Office 365, puede ehcarle un vistazo a OneDrive. Pero si desea determinar con el acompañamiento especializado qué herramientas de Microsoft necesita su equipo para aumentar la productividad y rentabilidad de la empresa, le invitamos a que  agende una asesoría gratuita con uno de nuestros expertos.

 

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