¿Qué es un sistema contable? Y sus beneficios

Actualizado el 1 agosto, 2018

¿Qué es un programa de contabilidad? El software de contabilidad reúne bajo un mismo techo todos los sistemas y aplicaciones dedicados a la gestión y procesamiento de datos financieros. Los profesionales de contabilidad y los equipos de teneduría de libros utilizan estos programas para gobernar las cuentas y automatizar las operaciones sistemáticas, mientras que ciertos sistemas también están habilitados para registrar datos contables, medir indicadores e informar sobre la actividad financiera de la compañía.

Sistema de contabilidad

Según Bernard Marr, colaborador de Forbes, la tendencia de que la tecnología de contabilidad y teneduría de libros se convierta en algo vital para las corporaciones está orquestada por los propios contadores para resolver el largo papeleo y la ineficacia de costos. Aplicado en un entorno empresarial, el software de cuentas elimina los cuellos de botella críticos, como la información de auditoría inexacta o el incumplimiento de las normas y requisitos internos y legales.

Este artículo pretende responder a la pregunta "¿qué es un programa de contabilidad?" Más allá de la simple definición de software de contabilidad, le ayudaremos a entender el propósito del software de contabilidad en la gestión de su negocio y preseleccionar sus opciones una vez que empiece a buscar su sistema ideal. 

 

¿Por qué utilizar un programa de contabilidad?

Usted ha aprendido lo que es un software de coilidad, pero ¿cuáles son sus principales beneficios? Es importante que se haga la pregunta de por qué usar un programa de contabilidad. Bueno, los profesionales de las finanzas encuentran que el sistema contable es el activo más valioso de las empresas que reduce los costos e impulsa la productividad. Con un sistema apropiado en la mano, las empresas automatizan las tareas de contabilidad y redactan informes de impuestos a tiempo, pero lo que es más importante, pueden pronosticar los gastos y desarrollar una estrategia de inversión más inteligente con este sistema.

Estos son los beneficios clave del software de contabilidad:

Simplificación. Los sistemas de contabilidad ponen el control financiero en manos de una audiencia no contable, ya que están diseñados para dar un significado a los números y para realizar cálculos automatizados. Con poca o ninguna capacitación, el dueño del negocio puede completar todas las operaciones contables y cumplir con los estándares legales desde su propia computadora (dispositivo móvil), y sin tener que pagar a un tercero para mantener su presupuesto al día.

Ahorro de costes. Los sistemas de contabilidad y finanzas automatizan los cálculos básicos y los procedimientos administrativos, y toman el control de su marco de ingresos para que no tenga que subcontratar la gestión financiera a un experto externo. Paralelamente, también reducen los costes relacionados con la impresión y distribución de documentación, y almacenan datos confidenciales en ubicaciones seguras y supervisadas.


Transparencia financiera total. Desde el punto de vista de un contable o de un auditor, lo más destacado de los buenos sistemas de contabilidad es que evitan errores humanos costosos y recurrentes. En el escenario de negocio, calcular totales inexactos o no reportar datos a tiempo puede llevar a una crisis, y ahí es donde la automatización de los cálculos es más útil.

Previsión precisa. Es una de las principales ventajas del software de contabilidad. Entender en detalle los patrones y tendencias de su desempeño financiero es algo que llevaría años completar sin un sistema sólido. El software de contabilidad le da un significado a los números, ayudándole a entender dónde recortar gastos o dónde invertir más. Con una visión clara de su estado financiero actual, le resultará más fácil desarrollar estrategias inteligentes y asignar recursos de la manera correcta.

Productividad. En caso de que el propietario de una empresa tenga que elegir un único conjunto de servicios digitalizados para mejorar el rendimiento, su primera opción debería ser definitivamente un software de contabilidad. Estos sistemas perforan profundamente dentro de las tareas más engorrosas del día a día de las empresas, recolectan, organizan y analizan sus datos más sensibles y, lo que es más importante, hacen un uso más inteligente de su dinero.

Cumplimiento tributario. Muchos de los sistemas de contabilidad más importantes de la actualidad se dedican a la asistencia e informes de nóminas, y se adhieren a las normas fiscales automáticamente. Una vez que los ha activado, se convierten en su fuente número uno de información fiscal y de auditoría; almacenan todos los detalles importantes para que usted pueda mantener un flujo de trabajo transparente.

Mejora de las relaciones con los clientes. Uno podría argumentar que el software de contabilidad tiene poco que ver con la forma en que se atiende a los clientes, pero eso no podría estar más lejos de la verdad. La mayoría de los sistemas contables de hoy en día (independientemente de sus funciones principales) funcionan en torno a la facturación y la facturación efectiva, y evitan todo tipo de retrasos y malentendidos. También son fáciles de personalizar en nombre del negocio, y por lo tanto, hacen que el rendimiento de la empresa parezca más profesional y creíble.

Seguridad. Los datos financieros son la información más valiosa de la empresa y se debe evitar que caigan en manos equivocadas o se pierdan por error. Eso es exactamente lo que los sistemas de contabilidad y finanzas hacen por sus usuarios, evitar que la contabilidad se vea comprometida de alguna manera, y mantener una copia extra en caso de que necesite recuperarlos. En la mayoría de los casos, usted podrá construir su estructura de seguridad interna y decidir quién tendrá acceso a los datos confidenciales.