El día a día de las empresas está lleno de tareas repetitivas. Revisar correos electrónicos, enviar copia al equipo de trabajo, programar eventos en el calendario Microsoft 365, compartir noticias destacadas en las redes sociales y otros quehaceres que se hacen y se vuelven a hacer, sin fin.
Por dicha, Microsoft pensó una solución: automatizar estas tareas repetitivas a fin de optimizar el tiempo y aumentar la productividad de las empresas. Por eso, incluyó Microsoft Flow entre sus herramientas Microsoft 365 (antes Office 365), con el lema: “Trabaja menos, consigue más”. A continuación, le explicamos para qué sirve este software y cómo se usa.
¿Para qué sirve Microsoft Flow?
Básicamente, sirve para automatizar tareas repetitivas conectando las aplicaciones que más usa, tanto de Microsoft 365 como de terceros. Por ejemplo, con Microsoft Flow usted puede establecer que cuando le llegue un correo electrónico, le aparezca una notificación en Slack u otra aplicación de mensajería instantánea. De esta forma, no deberá revisar constantemente su buzón de entrada.
De igual forma, podría configurar su calendario 365, para que al crear un evento, también se genere en Google Calendar, a fin de enviar notificaciones push a las personas correspondientes; o que todos los archivos adjuntos que le lleguen a su bandeja de entrada sean almacenados automáticamente en una carpeta de OneDrive.
Las posibilidades de automatización son tantas como sus necesidades. Pero seguramente se preguntará cómo usar esta valiosa herramienta de la suite de Microsoft 365. Se lo contamos a continuación.
¿Cómo se usa Microsoft Flow?: paso a paso para automatizar tareas
- Piense qué tareas necesita automatizar. En caso de no tener ideas claras sobre el asunto, consulte las plantillas que Microsoft pone a su disposición.
- Si sus necesidades coinciden con alguna de las plantillas, selecciónela y cree su flujo a partir de ella. Para finalizar la automatización, en caso de que esté usando servicios de terceros, como redes sociales, tendrá que vincular sus cuentas con Microsoft Flow.
- Si las plantillas no coinciden exactamente con las automatizaciones que desea realizar, seleccione la más adecuada y añada o elimine cuanto juzgue conveniente.
- Si desea empezar de cero, cliquee “Crear nuevo flujo desde cero”.
- Elija un detonante o acción inicial que desencadenará la automatización, por ejemplo: “Cuando llega un correo al buzón de entrada”.
- Luego, defina el siguiente paso, que podría tratarse de una o más acciones. Determine la acción que quiera según la siguiente herramienta que desea ocupar. Por ejemplo: Notificar a determinado grupo de Microsoft Teams.
- Luego se guarda y la automatización queda lista. En el panel de Microsoft Flow encontrará la información sobre todos los flujos creados.
Como ve, el aprovechamiento de esta novedosa herramienta de Microsoft 365 puede ser determinante para elevar la productividad de su empresa, optimizando el tiempo de sus colaboradores y agilizando la realización de tareas más importantes que no pueden ser automatizadas.
Lo mejor de Microsoft Flow es que se complementa con las aplicaciones de Microsoft, como Microsoft Team, así como con servicios de terceros, como Slack, Twitter, Facebook, etc; de forma que se adapta a sus necesidades y las de su empresa.
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