Tanto en la literatura de ciencia ficción como en el cine y la pantalla chica, se ha tratado de prever el futuro impacto del desarrollo tecnológico en la cotidianidad del hogar y de las empresas. Desde robots que hacen todo el trabajo, hasta humanoides que se apoderan de la Tierra. Lo cierto es que la tecnología ha revolucionado el mundo, incluida la vida empresarial, y cuando se trata de optimizar procesos, hay muchas herramientas TI disponibles.
Como los ordenadores, las impresoras y los dispositivos móviles en su momento, estas herramientas están dejando de ser opcionales, para convertirse en una necesidad en todas las organizaciones. Por ejemplo, la automatización de tareas o procesos, que ayuda a optimizar recursos materiales y humanos, a la vez que eleva la productividad de las empresas y disminuye los márgenes de error en tareas repetitivas.
Consiste en el uso de uno o más software que permiten configurar secuencias de tareas a partir de un detonante, a fin de que se realicen automáticamente. Las mejores herramientas proporcionan informes sobre los usos de estos procesos automatizados, así como estadísticas importantes para monitorear y optimizar cuanto sea necesario.
Por ejemplo, en las áreas de marketing y ventas, es posible automatizar el seguimiento de prospectos, a partir de una acción determinada. En la gestión de proyectos, podría desearse que cada vez que se agregue una nueva tarea a un organizador como Planner, aparezca una notificación personalizada a los implicados mediante herramientas de mensajería instantánea como Slack o de grupos como Teams.
En fin, todas las tareas repetitivas que requieran esfuerzos manuales y mecánicos podrían ser integradas en flujos de trabajo o secuencias de tareas automatizadas, a fin de que sus colaboradores se concentren en actividades de alto valor. Las posibilidades de automatización de procesos son tantas como sus ventajas.
Ya que es posible automatizar desde tareas sencillas, como el procesamiento de encuestas; hasta gran parte de quehaceres complejos, como la contratación de personal o los protocolos de compra; se pueden disminuir costos, al necesitar de una menor cantidad de recursos humanos y materiales para la ejecución de actividades de bajo valor.
La automatización de procesos o tareas reduce el ciclo de producción, alivia la carga laboral, permite la entrega de tareas con mayor agilidad y ayuda a mantener el enfoque en las actividades más importantes, por ejemplo, las que se relacionan con estrategia, creatividad y resolución de conflictos; todo esto incide significativamente en la eficiencia del equipo.
Finalmente, gracias a las secuencias de trabajo, es posible minimizar los errores a cero en tareas que, a pesar de ser mecánicas, se prestan a fallos por parte de los colaboradores. Además, estos procesos podrán ser optimizados siempre que lo requieran, ya que los softwares de automatización integran módulos para el monitoreo de resultados.
Si está buscando la manera de reducir costos, aumentar la eficiencia de sus equipos de trabajo o aportar mejoras significativas a su empresa desde el departamento de TI, sin dudas, la automatización de procesos es una excelente opción. En la siguiente nota, le hablamos de una herramienta de la suite de Microsoft que puede ayudarle a lograr su cometido.
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