Office 365 y G Suite: las alternativas para el trabajo colaborativo

El modo en el que se almacena la información y se realizan los trabajos de oficina han cambiado por completo gracias al uso de la nube. Con el pasar del tiempo, surgieron diversas opciones con las cuales se aprovechan al máximo los beneficios del trabajo en internet. Así se establecieron Office 365 y G Suite como las principales opciones para la colaboración online.

 

Office 365 y G Suite, ¿para qué?

Office 365 y G Suite

Con Office 365 y G Suite es posible crear documentos, hojas de cálculo, presentaciones y colaborar con los miembros del equipo o clientes en tiempo real. También ofrecen funcionalidades de videoconferencia y almacenamiento en la nube, aprovechando internet como herramienta de trabajo.

 

Con ese modo de trabajo, los documentos adquieren mayor seguridad y las empresas optimizan los tiempos empleados en determinadas tareas, significando un aumento de la productividad del colectivo.

 

Trabaje donde sea y cuando sea

Office 365 y G Suite

Cuando tiene la facilidad de trabajar un documento desde el ordenador, y luego lo continúa de forma online, adquiere la ventaja de trabajar en todo momento y en cualquier lugar.

 

Con Office 365, puede usar Word, Excel, PowerPoint y Outlook mientras se encuentra offline gracias a las versiones de escritorio, las cuales se adquieren como si se compraran en la estantería.


 

G Suite utiliza aplicaciones como Google Spreadsheets, Google Docs y Google Slides.

 

Al sincronizar la computadora con OneDrive, tiene la ventaja de guardar documentos en el disco local (trabajo offline), y al conectarse a internet, estos documentos, editados con las aplicaciones del ordenador, se cargarán automáticamente en OneDrive.

 

Por su parte, la solución de Google también ofrece accesos offline, pero con algunas limitaciones. G Suite, a pesar de ser una buena solución para el trabajo colaborativo, no comparte archivos sin conexión y no posee una resolución de conflictos para lidiar con las contradicciones de la edición offline.

 

Sin embargo, sí es posible iniciar un archivo de Google Docs desde cero de modo offline. Lo único que se requiere es usar Google Chrome.

 

Por el contrario, cuando el Docs se inicia en la nube y luego se trabaja sin conexión, las características online se pierden del todo; tal es el caso del corrector ortográfico, la importación de archivos y el acceso a los complementos previamente instalados.

 

La seguridad es importante

Todos somos objetivos de los ataques cibernéticos que pueden causar daños considerables en la información de la empresa. Por eso, es necesario asegurarse de que su compañía tenga el apoyo correcto para defenderse ante tales amenazas.

 Office 365 y G-Suite

 

Office 365, además de impulsar la colaboración, es una suite que ofrece seguridad, privacidad y un conjunto de normativas en las cuales puede confiar. Microsoft es muy transparente al informar dónde se almacenan sus datos y quién tiene acceso a ellos.

 

Office 365 ofrece funciones integradas de seguridad y privacidad; cumple con los estándares claves en la industria y es compatible con FERPA, HIPAA, EU y otros requisitos de cumplimiento.

 

Por su parte, G Suite también posee un buen estándar de seguridad con relación a los documentos almacenados en la nube. Es importante considerar que algunas capacidades esenciales de seguridad, más el apoyo continuo de soporte, están únicamente disponibles a través del servicio de terceros y con licencias separadas.

 

Esto último no representa una limitante. Sin embargo, la idea de que terceros tengan acceso a su información puede ocasionar un poco de inseguridad. Es importante que, con G Suite, valide todas las políticas y términos del servicio relacionado a la información y la privacidad.

 

No pierda la información

Office 365 y G Suite

No es que no se pueda pasar de un Word a un doc., pero las características de ambas suite hacen que el archivo pierda datos o ajustes importantes en dependencia del origen del documento.

 

Por lo tanto, si usa G suite, prácticamente estará limitando las funciones de las aplicaciones que comprenden el paquete de Office 365.

 

Cuando se crea una tabla en Excel o un documento PowerPoint con un formato específico, y se intenta convertirlos a Google Docs, Sheets y Slides, la información importante puede entrar en conflicto y mal interpretarse, causando un error que ocasiona, incluso, la pérdida de la misma.

 

Office 365 es una suite altamente productiva. Más de un billón de usuarios gozan de sus servicios.

 

Sin embargo, si opta por la suite de Microsoft le comentamos que, aun cuando las características entre web, aplicaciones y plataformas son diferentes, Office 365 mantiene intacta la información de los documentos sin importar el origen (Office, Office online, Office para Ipad, entre otros).

 

Esto es importante a la hora de la selección, puesto que el uso de las aplicaciones de escritorio de Microsoft es masivo, facilitando la migración del trabajo de online a offline y viceversa. Lamentablemente, G Suite no oferta sus herramientas en versión de escritorio, por lo que las posibilidades son limitadas.

 

Videoconferencias

Office 365 y G Suite

Office 365 y G Suite poseen aplicaciones de calidad para realizar videollamadas. En el caso de la suite de Microsoft, se oferta Skype for Business. Una herramienta que implementa el protocolo de seguridad VoIP al efectuar llamadas a colaboradores y a usuarios de otras compañías. Adicionalmente, está habilitado para realizar llamadas a teléfonos fijos.

 

Skype for Business es el sistema de voz en la Nube que supera al servicio tradicional de telefonía pública.

 

Gracias a que es una aplicación integrada con Office 365, la conexión entre colaboradores es efectiva mediante las tarjetas de contactos presentes en todas las aplicaciones de la suite. Mantenga conexión desde su móvil, Tablet u ordenador simplemente con una conexión a internet.

 

Asimismo, Hangouts, de Google, es una opción muy útil para la comunicación a distancia. El único requisito para gozar de las ventajas de esta alternativa, es poseer una cuenta Gmail.

 

Al crear una cuenta en el correo electrónico de Google, automáticamente se presenta la opción de usar Hangouts. La calidad de la comunicación es bastante buena. No obstante, si hubiese que poner un “pero”, ese sería que se desconoce cuando un mensaje es recibido por el destinatario. De igual modo, la posibilidad de dejar un mensaje de voz no está presente en esta alternativa.

 

¿Qué suite conviene adquirir?

Office 365 y G Suite

Ambas soluciones cumplen con lo indispensable para desarrollar el trabajo desde la nube. Los apartados como la colaboración, la conexión entre personas y la seguridad de los documentos, son cubiertos satisfactoriamente.

 

Sin embargo, elegir una opción depende de lo que en verdad necesita. G Suite puede ser una excelente solución para colegas. Sus características son adecuadas para las personas que no se movilizan mucho. Aquellos usuarios casuales y menos presionado por asistir a una reunión o entregar un documento importante.

 

A nivel empresarial, la alternativa más completa es Office 365.

 

Por otra parte, Office 365 tiene integración completa con Windows y las aplicaciones de Microsoft Office, logrando que el producto encaje perfectamente en el contexto de las empresas actuales.

 

Es la elección para el mundo de los negocios. Las empresas que tienen fuerza de trabajo distribuida a lo interno o externo del país, saben de la importancia de estar conectados.

 

Office 365 facilita el trabajo desde su ordenador o la nube. Usted decide cómo, cuándo y dónde trabajar.

 

La suite de Google ofrece 3 planes comerciales: básico, de negocio y empresarial. En cambio, la alternativa de Microsoft es consciente de que hay empresas de todas las formas y tamaños.

 

Por tanto, Office 365 ofrece numerosas licencias y suscripciones de las cuales escoger según las necesidades de su empresa. Además de contar con 3 diferentes planes para los pequeños y medianos negocios, los clientes empresariales tienen cuatro opciones de plan para elegir.

 

Del mismo modo, podrá adquirir la funcionalidad más avanzada con respecto a la protección de antivirus y gestión de derechos. Dicho lo anterior, si está buscando una solución que mejore los procesos de su empresa y elimine las dificultades generadas por la distancia, Office 365 es su elección.

 

Si desea profundizar a detalle sobre cómo Office 365 puede impulsar la productividad de su empresa, puede agendar una sesión con uno de nuestros expertos que le dirá las ventajas de utilizar la suite de Microsoft.

 

Office 365: colaboración y productividad exponenciada. 

 

¿Cómo Office 365 puede ayudarle a su empresa?