Office 365 groups: las actualizaciones que fortalecen la productividad y colaboración empresarial

Office 365 es la herramienta ideal para aumentar la productividad empresarial y, sobre todo, el espíritu de colaboración. Recientemente, Microsoft lanzó nuevas funciones para los grupos de Office 365.

 

Esta herramienta coincide con varias personas en un mismo entorno a fin de compartir asignaciones, documentos, archivos o recursos imprescindible para cumplir con las labores internas: una era donde la experiencia de un equipo se unifica en una plataforma para ahorrar tiempo y optimizar procesos.

 

Aplicaciones que se ajustan a Office 365 groups

Grupos Office 365

Outlook: aplicación de gestión de correo que conecta a miles de personas en todo el mundo a través de mensajes electrónicos.

 

SharePoint: las organizaciones la usan para crear sitios web. Puede usarse como un lugar seguro para almacenar, organizar y compartir información desde cualquier dispositivo. Potencia la colaboración y la productividad del equipo.

 

Skype: permite conectarse con compañeros de trabajo o socios comerciales de su empresa en cualquier parte del mundo. Puede iniciar conversaciones mediante mensajería instantánea, llamadas de voz y videollamadas. Tambiém puede conocer cuando sus contactos están disponibles, en una reunión o en una presentación.

 

OneDrive: Gracias a su integración con la suite Office 365, ofreciendo no solo almacenamiento y sincronización de archivos en la nube, sino colaboración con otros usuarios en tiempo real y edición de documentos desde cualquier lugar mediante un navegador Web

 

Los Grupos de Office 365 son claves para estructurar, almacenar y compartir información en una manera que sea accesible a diferentes miembros de los equipos a través del soporte seguro y administrable de esta herramienta Microsoft.

 

¿Cómo es la configuración del servicio de grupos de Office 365?

 

  • El usuario crea un nuevo grupo de colaboración. La información y recursos de identidad de los miembros del grupo es creada en el Directorio Activo de Azure.

 

  • Se sincronizan las aplicaciones de preferencia junto a los Grupo de Office 365.

 

Mejoras para la administración de Grupos de Office 365

Grupos de trabajos Office 365

Los Grupos de Office 365 son abiertos a la colaboración y a la interacción entre compañeros, por eso, cualquier integrante del equipo puede crear un grupo e instantáneamente compartir información útil, sin necesidad de gastar tiempo adicional en juntas, reuniones o presentaciones de informes.

 

Ahora, los administradores de departamentos TI accederán a nuevas funciones de los Grupos de Office 365 para responder a solicitudes de soporte de esta herramienta, además de obtener datos sobre hábitos de uso, control de directorios y asegurar los datos presentes en el grupo.


En caso de que requiera borrar un Grupo de Office 365, los datos se conservan de manera predeterminada durante 30 días; en ese período puede restaurar el grupo y los vínculos con otras aplicaciones de productividad a través de nuevos cmdlets de PowerShell.

grupos Office 365

Facilidad para ajustar las políticas de retención

También es posible administrar el contenido del grupo a través de los ajustes en las políticas de retención, para mantener la información requerida y eliminar aquella que ya no es necesaria. Por eso, los administradores pueden crear sus políticas de retención aplicadas a las conversaciones internas y archivos compartidos en un solo paso, usando el centro de seguridad de Office 365.

Grupos Office 365

Clasificación con etiquetas

Con etiquetas, será posible clasificar los correos electrónicos y documentos compartidos en los grupos de Office 365 para el sistema de administración de la empresa y aplicar las reglas de retención de acuerdo a esa clasificación.
Grupos Office 365

 

Otras herramientas novedosas para los grupos de Office 365

Grupos Office 365

1. Accesos de invitados

Los colaboradores y miembros de los equipos en grupos de Office 365 brinda opciones de accesos a personas que están fuera de la organización (partners, clientes, aliados comerciales) en conversaciones, archivos, calendarios.

 

2. Actualización de distribución de grupos de Office 365

El Centro de Administración de Exchange tiene una opción para actualizar los grupos de distribución a uno solo en los grupos de Office 365 con tan solo un clic.

 

3. Clasificación de datos

El sistema de clasificación de datos en su grupo de Office 365 puede personalizarlo según la conveniencia o los requerimientos internos de información, ejemplo: no clasificado, confidencial o secreto.

 

4. Políticas de usos

 La política de usos para los grupos de Office 365 para instruir a los usuarios en mejores prácticas que aporten a la efectividad en la comunicación interna.

 

5. Suscripción oculta

Si prefiere que las membresías o suscripciones de los usuarios sea confidencial (ejemplo información sobre estudiantes), puede ocultar los perfiles de los usuarios de su grupo de Office 365 de otros miembros que no pertenecen a su organización.

 

6Reportes de la actividad en los grupos de Office 365

Estos informes incluyen propiedades o configuraciones del grupo, mensajes recibidos y almacenamiento de los buzones grupales que se han guardado. Esta función es clave para rastrear, buscar o consultar el historial de almacenamiento en los archivos del grupo.

 

¿Qué otras funciones contempla Office 365?

Grupos Office 365

Política de vencimiento

Pronto estará disponible que elimine automáticamente un grupo de Office 365 y las aplicaciones sincronizadas después un período establecido. Los propietarios de los grupos recibirán una notificación en su cuenta de correo electrónico antes de la fecha de vencimiento, en caso que el grupo esté en uso, podrán extender la fecha de caducidad. Una vez llegue la fecha del fin de plazo del grupo, el grupo se borrarán, sin embargo, puede ser restaurado por un administrador.


Política de naming en Azure Active Directory

Los administradores podrán configurar una lista de palabras principales o genéricas a ser bloqueadas en los nombres de los grupos.

 

Recuerde que estas y otras funciones están siendo mejoradas para una experiencia del usuario amigable con la productividad, colaboración y usabilidad de las herramientas Office 365. Nuestro partner Microsoft se basa en la retroalimentación de los clientes para incluir optimizaciones en sus servicios. 
 
Si quiere conocer más a detalla cómo le beneficiaría a su empresa usar Office 365, le invitamos a que consulte gratuitamente con uno de nuestros expertos.
 
 
Office 365: colaboración y producticvidad garantizada.
Obtener cotización de Office 365